O trabalho para organizar a folha de pagamento de uma empresa não é fácil. Quanto maior a companhia, certamente, mais difícil é lidar com todos os detalhes, impostos, descontos e benefícios que entram nesse processo.
Por essa razão, muitas companhias acabam cometendo erros sensíveis ao organizar a folha de pagamento mensal e sofrem algumas consequências, como a vulnerabilidade a processos trabalhistas.
Mas como lidar com isso de maneira mais fácil? Existe alguma maneira de organizar a folha de pagamento sem muita dificuldade? É o que veremos a seguir.
1. Provisione gastos que estarão na folha de pagamento
A folha de pagamentos é, de certa forma, um dos custos mais previsíveis de uma empresa. Não totalmente, claro, mas grande parte do que é pago nela pode ser projetado logo no começo do ano fiscal.
É possível provisionar parte dos pagamentos da folha durante o ano, o que torna o trabalho de organizá-la mais fácil. Por exemplo, suponha que você tenha uma equipe de 5 ou 6 colaboradores. Você já sabe que terá de pagar o salário deles o ano inteiro e o 13º também, a não ser que um deles seja demitido, aposente-se ou peça as contas.
Logo, é possível começar a organizar a folha de pagamento a partir disso, controlando primeiramente os gastos estáveis e previsíveis e depois os pontuais que possam aparecer durante o ano.
2. Controle da folha de ponto para organizar o pagamento
Um dos gastos pontuais que sempre aparece são as horas extras. Nós nunca sabemos com certeza quanto teremos de pagar de horas extras para os funcionários, até fazer a leitura da folha de ponto deles.
Por isso, para ajudar a organizar folha de pagamento da empresa, faça um controle rígido da folha de ponto e mantenha os dados sempre controlados. Isso serve para que a empresa não perca horas devidas aos funcionários e fique vulnerável a processos trabalhistas por causa disso (além de ser injusto com os colaboradores, que trabalharam horas e não receberam por isso por conta de um erro de gestão).
3. Classifique funcionários para organizar a folha de pagamento
Um dos erros mais comuns que uma empresa pode cometer ao organizar a folha de pagamento é falhar em classificar corretamente os funcionários. Por exemplo, é possível que um colaborador comece na companhia como Analista de Marketing, mas eventualmente suba na carreira até se tornar Diretor. No entanto, por desorganização, a empresa falha em atualizar o status do profissional na folha de pagamento.
Nesse caso, a companhia estaria vulnerável a um processo trabalhista que exigirá a apuração dos valores pagos ao colaborador durante todo esse tempo. Além disso, é essencial que o funcionário seja corretamente identificado com base na sua categoria (se é de indústria, comércio, etc.), uma vez que cada categoria tem um conjunto de regras coletivas próprias que devem ser seguidas pelo empregador.
4. Atenção aos impostos e descontos na folha
Um ponto importantíssimo na organização da folha de pagamento é o cálculo dos impostos e descontos para cada funcionário. Eles devem ser feitos com base no pagamento líquido depois da dedução de benefícios determinados em Lei, como o vale-transporte ou vale-alimentação, por exemplo.
Isso é essencial, pois dois dos mais importantes impostos para um trabalhador, o INSS e o FGTS são retidos diretamente na fonte. Se a empresa não pagá-los, pode prejudicar seriamente o seu colaborador e se vulnerabilizar a um processo trabalhista muito complicado, que pode gerar prejuízos enormes em longo prazo.
5. Calcule benefícios que serão pagos aos funcionários
Como mencionamos acima, a folha de pagamentos inclui alguns benefícios previstos em Lei para o trabalhador, como o vale-transporte e o vale-alimentação. No entanto, algumas empresas também trabalham com o sistema de benefícios especiais para a atração e retenção de talentos ou estímulo de produtividade. É o caso, por exemplo, de comissões com base em metas, programa de participação nos lucros e muito mais.
Por causa disso, é importante não esquecer de adicionar esses benefícios extras aos trabalhadores. Não esqueça, também, que esses benefícios são pontuais e, por isso, é preciso uma verificação extra para garantir que não há um problema ou erro nesses cálculos.
6. Contrate ajuda para organizar a folha de pagamento
Deu para ver que organizar a folha de pagamento não é uma tarefa simples, né? Para uma empresa com um ou dois funcionários, pode ser gerenciável. No entanto, à medida que sua companhia cresce, sobe também a dificuldade da tarefa, já que novas variáveis são incluídas exponencialmente nessa conta.
Por conta dessas dificuldades, pode ser melhor para a companhia contratar a ajuda profissional para lidar com a folha de pagamento. Mesmo que a empresa tenha um setor de contabilidade interno, faz mais sentido terceirizar essa tarefa.
Isso porque, deixar a folha de pagamento, que é um trabalho essencialmente operacional, nas mãos de uma equipe profissional permitirá que tanto o gestor da empresa quanto seu setor contábil possam aumentar a produtividade em outras áreas mais estratégicas.
Gostou de aprender como organizar a folha de pagamento? Com essas dicas, a tarefa não será mais um pesadelo na vida contábil da sua empresa.
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