Você sabe como preencher um Livro Caixa? Se for dono de uma das empresas que têm obrigação de ter esse documento, então precisa aprender.
Aliás, mesmo que a sua empresa não seja obrigada a possuir um Livro Caixa, vale a pena ter esse documento com você. Isso porque ele ajuda a controlar o seu fluxo de recebimentos e pagamentos, gerando maior controle sobre as finanças da sua empresa.
Esse controle mais preciso das suas finanças pode ser exatamente o que separa a sua empresa do destino de metade dos negócios abertos no Brasil: a falência em 4 anos. Isso porque muitas das empresas e dos empreendedores acabam falindo, pois não sabem como controlar os seus gastos.
Portanto, se você quer aumentar as chances de sucesso da sua empresa ou simplesmente obedecer o que manda a lei, é importante aprender como preencher um Livro Caixa.
Quer descobrir? Então siga a leitura do artigo abaixo!
O que é um Livro Caixa?
Para poder entender como preencher um Livro Caixa é importante, em primeiro lugar, explicar do que estamos falando. Um Livro Caixa é um documento contábil onde a empresa registra todos os recebimentos e pagamentos que foram feitos pelo ou para o negócio.
É importante saber como diferenciar o Livro Caixa e o fluxo de caixa de uma empresa. Embora pareçam a mesma coisa em um primeiro momento, eles são bem diferentes quando analisados com mais calma e atenção.
Um Livro caixa é um registro de todos os recebimentos e pagamentos da empresa feitos em dinheiro (considerando-se também as transferências). Já o fluxo de caixa, no entanto, é um relatório gerencial com um escopo maior, pegando absolutamente todas as transações financeiras da empresa.
Além de pegar os pagamentos e recebimentos, o fluxo de caixa também pega todos os financiamentos, investimentos e tudo mais que a empresa tenha feito.
O foco dos documentos também é diferente. O Livro Caixa tem caráter oficial e de registro das movimentações financeiras da empresa. Já o fluxo de caixa tem caráter gerencial, sendo mais utilizado para a tomada de decisões dos administradores.
Quem deve ter um Livro Caixa na empresa?
Nem todo negócio é obrigado a ter um Livro Caixa atualizado. Algumas empresas são obrigadas por lei a ter o documento, enquanto outras podem simplesmente não tê-lo.
De acordo com a Lei 9.317/96, todas as empresas que são optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a ter um Livro Caixa registrado, com todas as exigências que a legislação pede.
Para todos os outros negócios, incluindo as empresas de Lucro Real ou Presumido, o Livro Caixa é totalmente facultativo. Normalmente, é recomendado que a empresa tenha o documento para poder organizar melhor as suas transações financeiras.
Como preencher Livro Caixa do jeito certo?
Agora que já vimos quem deve ter esse documento contábil, é hora de aprender como preencher o Livro Caixa da sua empresa. Esse conhecimento é essencial pois, por se tratar de um documento oficial, é importante ter algumas regras específicas a serem seguidas.
A primeira delas é separar a primeira e a última página do Livro Caixa para colocar os termos de abertura e encerramento do documento. No termo de abertura, deverá constar a identidade da empresa (nome e outros dados), a finalidade do livro e ser assinado pelo responsável. Já o termo de encerramento deve vir com o número de folhas, além dos dados da empresa e também ser assinado.
No meio dessas folhas, deverão constar todas as folhas de registros de valores pagos e recebidos pela empresa. Essas folhas são todas iguais, divididas em tabelas com determinados dados para registrar cada movimentação financeira.
As tabelas devem conter os seguintes dados:
- Saldo anterior: deve constar na primeira linha do Livro Caixa e conter o valor que estava no caixa da empresa no começo do dia;
- Data: a primeira coluna do registro deve vir com a data de entrada ou saída do dinheiro;
- Histórico: deve ser uma descrição que explique o valor. Serve mais para posterior identificação da transação, caso necessário;
- Entrada: é o campo para informar o valor que foi recebido, caso o registro seja de uma entrada financeira;
- Saída: é o campo para registrar os valores pagos pela empresa;
- Saldo: é a última coluna de cada dia, com o saldo do caixa da empresa após todas as transações realizadas naquele dia.
É importante que a empresa tenha a seu lado uma equipe de consultoria de contabilidade para ajudar no preenchimento do Livro Caixa.
Isso é necessário pois um Livro Caixa não pode conter nenhuma rasura. Assim, caso você erre um valor ou algo do tipo, deve fazer uma correção via estorno em um novo valor no documento.
Além disso,é importante que todos os documentos citados no registro (como um boleto, por exemplo) devem ser armazenados para que possa apresentá-los quando for necessário.
E aí, aprendeu como preencher o Livro Caixa? Se a sua empresa é Simples Nacional, essa é uma obrigatoriedade que você deve obedecer.
Caso precise de ajuda para isso, não hesite em entrar em contato com a nossa equipe para saber como podemos ajudar!
