É normal ver erros de contabilidade para médicos sendo cometidos por profissionais que não contam com apoio profissional ou não são especializados na área contábil.
Afinal, a área de contabilidade já é naturalmente complicada para quem se especializou em outro segmento. O setor médico, então, é ainda mais difícil com tantas obrigações e exigências governamentais.
No entanto, se você acabou de abrir sua clínica médica e quer garantir que ela não irá à falência por causa de má gestão, confira a seguir os principai erros de contabilidade para médicos e saiba como se prevenir.
1. Não usar o regime tributário correto
A escolha do regime tributário errado é o erro contábil mais comum cometido por médicos, embora seja um engano compreensível.
A maior parte dos profissionais de saúde, quando abre a sua empresa para prestar serviços ao público, atua como autônomo ou escolhe o Simples Nacional como regime tributário.
A primeira opção é a pior de todas: o profissional autônomo pode chegar a pagar 27,5% de imposto sobre seu faturamento, além de mais 20% para o INSS. É muita coisa.
O Simples Nacional, por sua vez, também pode não ser a melhor opção. Isso porque o profissional de saúde pode se encaixar no Anexo V ou Anexo III, dependendo de alguns fatores.
Quando se encaixa no Anexo V, a tributação começa em 15,5%. Já a do Anexo III começa em 6%. A diferença é bem grande. O problema é que as condições para o Anexo III são bem específicas e, quando não cumpridas, o médico é colocado automaticamente no Anexo V.
O mais interessante, no entanto, é que o regime de Lucro Presumido tem uma tributação menor do que a do Simples Nacional no Anexo V. Por isso, é importante ter essas variações em mente para saber qual é a sua situação e qual o melhor regime para o seu caso.
2. Misturar finanças pessoais com as da clínica
Um erro muito comum de pequenas empresas e que médicos também cometem é o de misturar as finanças pessoais com as da clínica.
O problema principal desse erro é que ele transforma as contas tanto da Pessoa Física quanto da Pessoa Jurídica em uma verdadeira desordem. Nunca se sabe quanto se fatura e para onde vai o dinheiro.
Essa desorganização é a receita para o fracasso, como tantos outros empreendedores já constataram ao cometer o mesmo erro.
Por isso, o melhor é estabelecer um pró-labore fixo para você, ou então controlar os ganhos por meio de distribuição de lucros, dependendo da situação.
3. Esquecer de declarar o Dmed
O médico que abrir uma clínica própria precisa entregar o Dmed para a Receita Federal todos os anos. O documento (que se chama Declaração de Serviços Médicos e de Saúde) consta todos os dados relevantes da sua clínica e ajuda a controlar a atuação do profissional no setor.
Não declará-lo significa estar vulnerável a uma multa de R$1.500,00 por mês de atraso, o que pode pesar bastante se você esquecer o documento por algum tempo. Por isso, para evitar prejuízos altos, prepare-se para entregar esse documento.
4. Não fazer a escrituração contábil
Um erro muito comum cometido por vários prestadores de serviços, inclusive médicos, é falhar em realizar a escrituração contábil.
Esse procedimento serve para registrar todas as entradas e saídas financeiras da empresa, fornecendo um registro em longo prazo de toda a movimentação financeira e garantindo um controle melhor do fluxo de caixa.
O sistema permite organizar melhor as finanças da clínica, detectar desvios financeiros e vários outros benefícios que garantem a saúde econômica do empreendimento.
5. Não emitir nota fiscal
Infelizmente, o número de médicos que ainda não declaram notas fiscais para todos os clientes é bem alto. Na prática, eles estão realizando sonegação fiscal, o que torna a clínica vulnerável a multas, que com certeza chegarão.
6. Não guardar comprovantes de despesas
Toda clínica médica gera despesas, seja na compra de materiais, seja em investimentos de marketing, seja na folha de pagamento, entre outras. No entanto, nem todo médico guarda o comprovante desses gastos.
Eles são importantes, pois permitem que o profissional declare os gastos em sua declaração de impostos anual – algo essencial para a caracterização da clínica no regime tributário. Lembra do papo do Anexo V e Anexo III? Então, um dos critérios de diferenciação tem a ver com a porcentagem do faturamento que é gasta pelo médico. Com os comprovantes, é possível garantir um tributo menor.
7. Não planejar o recebimento de quem é conveniado
Os médicos que atendem determinados convênios precisam de muito controle financeiro para poder lidar com os reembolsos e pagamentos das operadoras de planos de saúde.
Por essa razão, é importante entender como as regras funcionam e planejar a vida financeira da clínica ao redor disso para não ficar no vermelho e se endividar antes de receber o dinheiro devido.
Como evitar cometer erros de contabilidade para médicos?
Se você se assustou com a quantidade de erros de contabilidade para médicos que é possível cometer, não precisa se preocupar. Existe uma maneira fácil de se prevenir de todos eles: contratar uma consultoria de contabilidade.
Com o apoio de uma equipe especializada, você evitará cometer todos esses erros, economizando muito em impostos indevidos ou multas. Além disso, o ganho de produtividade ao não precisar fazer sua própria contabilidade já compensará o investimento no serviço.
Ficou interessado em contar com uma consultoria para evitar cometer erros de contabilidade para médicos? Então entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!
