Você precisa emitir uma NF, mas está em dúvida sobre qual modelo utilizar: Nota fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal Avulsa? Saiba que em termos legais, os dois possuem o mesmo propósito. Todavia, burocraticamente, existem muitas diferenças entre esses tipos de NF.
Sabendo da importância desse documento para o empreendedor, o time de especialistas da Consultoria RR Soluções preparou este guia completo. Descubra as principais diferenças entre a Nota Fiscal Eletrônica e a Nota Fiscal Avulsa. Acompanhe!
Entenda a importância de emitir notas fiscais
Primeiramente, antes de descobrir a diferença entre a Nota Fiscal Avulsa e a Nota Fiscal Eletrônica, é válido entender a real importância desse documento. Afinal, embora tenham versões diferentes, o princípio da nota fiscal continua sendo o mesmo.
As notas fiscais são documentos oficiais que registram uma transação comercial entre duas partes, as quais garantem a legalidade da operação e são essenciais para comprovar a origem e o destino dos produtos ou serviços comercializados.
Além disso, as notas fiscais são cruciais para o recolhimento de impostos, pois são a base para o cálculo e pagamento de tributos como o ICMS e o ISS.
Aliás, é por isso que empreendedores que deixam de emitir suas notas fiscais quando vendem um serviço ou produto, por exemplo, correm o risco de cometer o crime de sonegação de impostos. Isso porque, ao emitir notas fiscais corretamente, as empresas contribuem para a regularização do mercado, evitando a sonegação fiscal.
Outro ponto importante sobre a emissão de uma nota fiscal é a relação com os clientes. Ao receber uma nota fiscal depois de uma compra, o consumidor tem a garantia de que está adquirindo um produto ou serviço de forma legal e segura.
Com tudo isso, fica evidente que a emissão de notas fiscais é fundamental não apenas para manter a legalidade das atividades de um empreendimento, como também para a sua credibilidade.
O que é Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF-e, é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar operações comerciais de venda de produtos ou prestação de serviços.
Ela substitui a antiga nota fiscal em papel e tem a mesma validade jurídica, sendo de extrema importância para as empresas no Brasil.
De modo geral, a NF-e foi instituída com o objetivo de modernizar o processo de emissão de notas fiscais, reduzir custos administrativos e agilizar o controle fiscal.
Partindo do princípio de uma nota fiscal, a NF-e serve como comprovante da operação, contendo informações detalhadas sobre o produto ou serviço negociado. Ou seja, continua tendo a mesma função de uma nota fiscal comum, com o diferencial de que é emitida digitalmente.
Tipos de Nota Fiscal Eletrônica
No geral, existem diversos tipos de Nota Fiscal Eletrônica no Brasil. Entretanto, as mais utilizadas são:
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica.
Para compreender a finalidade e como funciona cada uma delas, acompanhe abaixo!
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o modelo de NF destinada a registrar a prestação de serviços.
Assim, a NFS-e é emitida por prestadores de serviços, como empresas ou profissionais autônomos, para documentar a prestação de serviços a terceiros.
Ela contempla uma ampla gama de atividades, tais como serviços de consultoria, educação, saúde, tecnologia da informação, entre outros.
Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NFP-e)
A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NFP-e) é um tipo específico de NF utilizado para registrar a circulação de mercadorias.
A principal diferença entre ela e a NF-e está no contexto em que são utilizadas. Enquanto a NF-e é amplamente empregada em operações interestaduais e intermunicipais, a NFP-e é voltada para operações internas, ou seja, aquelas realizadas dentro do mesmo estado.
Para emitir essa nota fiscal, o empreendedor deve acessar o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde foi feita a venda e realizar o pagamento dos impostos – o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Quanto ao tipo de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), essa nota fiscal é direcionada ao consumidor final, seja a transação feita presencial ou não presencial, como no caso do ecommerce (comércio eletrônico).
A NFC-e substitui os tradicionais cupons fiscais e as notas fiscais de venda ao consumidor, trazendo benefícios tanto para os estabelecimentos comerciais quanto para os consumidores.
A principal vantagem da NFC-e é que ela permite a consulta e verificação da autenticidade do documento de forma rápida e segura pelos consumidores, garantindo a transparência da operação comercial.
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O que é Nota Fiscal Avulsa?
Diferentemente do modelo eletrônico, a Nota Fiscal Avulsa (NFA) é uma espécie de nota fiscal utilizada em situações excepcionais.
Isso porque ela é uma opção para quando o contribuinte não pode ou não está obrigado a emitir Notas Fiscais Eletrônicas.
Ela é disponibilizada pelas Secretarias da Fazenda Estadual (Sefaz) e tem como finalidade permitir a formalização de operações comerciais de forma temporária e pontual, atendendo a demandas específicas.
Dessa forma, o processo de obtenção da Nota Fiscal Avulsa envolve a solicitação junto à Sefaz, que avaliará as condições e necessidades do contribuinte para a emissão desse documento.
Após a autorização, o contribuinte poderá preencher manualmente os dados da Nota Fiscal Avulsa ou utilizar sistemas disponibilizados pela própria Secretaria da Fazenda.
É importante ressaltar que a utilização da Nota Fiscal Avulsa está sujeita a normas e regulamentações específicas de cada estado, e seu uso deve estar em conformidade com a legislação tributária vigente.
Além disso, o contribuinte deve estar ciente de que a Nota Fiscal Avulsa tem validade restrita às operações para as quais foi autorizada, não podendo ser utilizada de forma recorrente.
Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal Eletrônica: diferença
As maiores diferenças entre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal Avulsa (NFA) estão nos contextos em que são utilizadas, nos processos de emissão e nas suas finalidades.
Ambas são documentos fiscais importantes, mas atendem a necessidades distintas quando se trata das transações comerciais.
Tendo isso em vista, separamos as diferenças de cada tipo de nota por tópicos para facilitar o entendimento. Confira!
Finalidade
Em termos de finalidade, a NF-e visa documentar operações comerciais que estejam regulares. Nesse contexto, a Nota Fiscal Eletrônica proporciona mais agilidade na consulta e facilita o cumprimento das obrigações fiscais para quem faz emissões recorrentes.
Por sua vez, a NFA viabiliza a regularização de transações comerciais que não se enquadram nos padrões convencionais de emissão de notas fiscais. Desse modo, essa opção é uma alternativa muito específica para a formalização de operações comerciais pontuais.
Ou seja, enquanto a NF-e é destinada às operações comerciais regulares das empresas, seguindo padrões digitais e requisitos preestabelecidos, a NFA atende demandas excepcionais de emissão de notas fiscais por parte de contribuintes que não possuem um sistema regular para esse fim.
Quem deve emitir cada modelo
Nem todo mundo pode emitir a Nota Fiscal Eletrônica, assim como a Nota Fiscal Avulsa é mais indicada para um grupo seleto de pessoas.
Nota Fiscal Eletrônica: todo tipo de empresa pode emitir a Nota Fiscal Eletrônica, com exceção do MEI. A propósito, o Microempreendedor Individual (MEI) só deve emitir NFs se prestar serviços ou vender alguma mercadoria a pessoas jurídicas.
Portanto, toda empresa com um CNPJ ativo pode (e deve) emitir a Nota Fiscal Eletrônica quando cabível.
Nota Fiscal Avulsa: o grupo mais indicado para emitir as Notas Fiscais Avulsas são os empreendedores que não possuem CNPJ e autônomos, além de microempreendedores individuais.
Além do mais, empresas que não possuem um sistema de emissão de nota fiscal também podem se beneficiar desse modelo.
Processo de emissão
Quanto ao processo de emissão, também existe uma diferença significativa para emitir a Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal Eletrônica.
Isso se deve ao fato de que a Nota Fiscal Eletrônica precisa de um sistema informatizado para ser emitida.
Por outro lado, as Notas Fiscais Avulsas podem ser emitidas utilizando o portal das secretarias da fazenda estaduais. Lembrando que cada estado possui regras específicas para disponibilizar esse procedimento.
Em situações ainda mais excepcionais, a NFA pode até mesmo ser feita manualmente.
NF Eletrônica e NF Avulsa: qual a melhor para a sua empresa?
Depois de conhecer as diferenças entre a Nota Fiscal Eletrônica e a Nota Fiscal Avulsa, você pode estar em dúvida sobre qual a melhor opção para a sua empresa. Nesse caso, considere seguir o passo a passo abaixo para encontrar a solução mais adequada à sua situação atual.
Passo 1: entenda as suas necessidades sobre a nota fiscal
Suas necessidades em relação à emissão de uma nota fiscal influenciará diretamente no tipo de NF que você deverá emitir. Por exemplo, uma empresa que precise documentar a prestação de serviços, pode considerar emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Enquanto isso, uma pessoa autônoma (que não possui CNPJ) terá como alternativa mais viável emitir uma Nota Fiscal Avulsa.
Outro fator que pesa nesse passo é a quantidade de produtos ou serviços que serão listados na nota fiscal.
Em Notas Fiscais Avulsas, o limite é de apenas 10 produtos ou serviços na descrição da nota. O que ultrapassar esse limite deve ser listado em uma nova nota. Já uma NF-e aceita até 990 produtos na descrição.
Passo 2: frequência da emissão
A frequência da emissão de notas fiscais para o seu negócio também é um ponto que deve ser analisado na hora de escolher qual tipo utilizar. Afinal, como mencionamos ao longo deste guia, as Notas Fiscais Avulsas são apenas para situações pontuais.
Além disso, o empreendedor pode acabar pagando mais caro em impostos ao emitir NFA’s. Para um MEI que paga um valor mensal em uma única guia, por exemplo, é muito mais vantajoso emitir Notas Fiscais Eletrônicas do que pagar outras NFA’s.
Passo 3: consulte a legislação vigente
Consultar a legislação vigente em relação à emissão de Nota Fiscal Eletrônica ou Avulsa é de extrema importância para garantir a conformidade legal e evitar possíveis penalidades.
A legislação tributária está em constante evolução, e as regras e requisitos para a emissão de notas fiscais podem variar de acordo com o tipo de operação e o estado ou município em que a empresa está sediada.
Passo 4: compare as opções
Considerando as etapas anteriores, então o próximo passo é comparar as opções para decidir o melhor tipo nota fiscal.
Para isso, pense nas seguintes questões:
- Quais os requisitos legais para emitir a nota fiscal almejada;
- Quais são os tipos de operação a serem realizados;
- Qual é mais viável considerando o tamanho do seu negócio;
- Qual trará menos custos no longo prazo.
Como um contador pode ajudar na emissão de notas fiscais
De fato, a emissão de notas fiscais é um assunto que não deve ser subestimado pelos empreendedores. Especialmente por esse documento ter diferentes versões e tipos, é preciso ficar atento sobre qual nota utilizar para evitar problemas com o Fisco.
Por isso, o trabalho de um contador na emissão de notas fiscais para empresas desempenha um papel fundamental.
Esse profissional oferece suporte especializado para orientar a empresa na escolha da modalidade de nota fiscal mais adequada para suas operações. Ele faz isso levando em consideração o tipo de atividade realizada, as legislações aplicáveis, e as exigências específicas do ramo de atuação.
Além disso, o contador está apto a fornecer orientações precisas sobre os procedimentos necessários para emitir a Nota Fiscal Eletrônica ou Avulsa corretamente.
Por fim, a contabilidade em uma empresa é fundamental não apenas para a emissão de notas fiscais, como também em toda a questão burocrática do empreendimento.
O melhor é que você nem precisa sair de casa para resolver os trâmites fiscais do seu empreendimento, pois com a Contabilidade Digital RR Soluções, vários processos podem ser realizados em alguns cliques.
Ficou com alguma dúvida em relação às diferenças entre a Nota Fiscal Eletrônica e a Nota Fiscal Avulsa? Quer saber mais sobre a nossa contabilidade digital para o seu negócio? Entre em contato com a nossa equipe!
