Fator R do Simples Nacional: como pagar menos imposto?

Você sabe o que é Fator R do Simples Nacional? Esse benefício é oferecido pelo governo exclusivamente para algumas empresas com a finalidade de diminuir a carga tributária com alíquotas menores.

E quando se fala em pagar menos impostos, qual negócio não quer ter a oportunidade de reduzir seus custos com impostos, não é mesmo? 

Por essa razão, preparamos este post para falar mais sobre o Fator R do Simples Nacional. Então, prepare-se para saber como funciona esse benefício, como calcular, entre diversos outros detalhes relevantes.

Entenda como funciona o Simples Nacional 

O Simples Nacional é um regime tributário implantado pela Lei Complementar n°123/2006 e, como o nome sugere, foi criado para facilitar o recolhimento de impostos por parte das micro e pequenas empresas por meio de um sistema simples.

Basicamente, ele unifica oito impostos em uma única guia de pagamento, o que, além de prático, também reduz a carga tributária para essas empresas.

No entanto, as empresas que podem optar pelo Simples Nacional devem atender a certos critérios, como o limite de faturamento anual e o porte da empresa.

Entre essas regras para fazer parte do Simples Nacional, o teto de faturamento é de R$4,8 milhões para MEI’s, microempresas e empresas de pequeno porte.

Além disso, o Simples Nacional também exige as seguintes condições para se enquadrar nesse regime tributário:

• que os sócios devem morar no Brasil;
• o negócio não deve ser uma Sociedade Anônima por ações;
• o negócio deve estar livre de débitos estaduais e municipais;
• o CNPJ da empresa não pode integrar o capital social de outra;
• o quadro societário deve ser composto exclusivamente por pessoas físicas.

Anexos do Simples Nacional 

Os anexos do Simples Nacional dizem respeito às atividades do negócio com suas respectivas alíquotas progressivas. Em outras palavras, cada anexo representa um tipo de atividade e, consequentemente, uma alíquota diferente. 

Sendo assim, confira qual atividade corresponde a cada anexo:

• Anexo I: comércio;

• Anexo II: indústria;

• Anexo III: prestação de serviço (manutenção, reparos, contabilidade, escolas, agências de viagem, entre outros);

• Anexo IV: prestação de serviços (limpeza, vigilância, construção civil, entre outros);

• Anexo V: prestação de serviço (jornalismo, publicidade, marketing, tecnologia, entre outros).

Além disso, existem as faixas de faturamento que recebem uma alíquota diferente em cada anexo.

No geral, as faixas são divididas em 6 categorias, sendo: 

Faixa 1: até R$ 180 mil;

Faixa 2: de R$ 180.000,01 a R$ 360 mil;

Faixa 3: de R$ 360.000,01 a R$ 720 mil;

Faixa 4: de R$ 720.000,01 a R$ 1.800 milhão;

Faixa 5: de R$ 1.800.000,01 a R$ 3.600 milhões;

Faixa 6: de R$ 3.600.000,01 a R$ 4.800 milhões.

Considerando o Anexo III, veja como ficaria a relação da receita com suas respectivas alíquotas:

Entender essa relação é essencial na compreensão de como funciona o Fator R do Simples Nacional, pois se refere justamente à mudança no enquadramento da empresa para o Anexo III. Explicamos isso a seguir!

O que é Fator R do Simples Nacional 

De modo geral, o Fator R do Simples Nacional é um benefício concedido para as empresas que estão no Anexo V. Nesse anexo, as alíquotas são mais elevadas, o que resulta em cargas tributárias muito altas para o empreendimento.

Dessa forma, ao utilizar o Fator R, o empreendedor tem a oportunidade de ter as suas atividades tributadas pelo Anexo III – o qual traz alíquotas menores.

Na prática, é feito um cálculo que determina se a empresa enquadrada no Anexo V pode passar a ser tributada no Anexo III. O resultado desse cálculo, portanto, é o chamado Fator R e pode ser concedido à empresa, caso ele seja maior que 28% (ou 0,28). 

Atividades sujeitas ao Fator R

Não são todas as atividades no Anexo V que podem ser beneficiadas pelo Fator R. Apesar disso, a lista daquelas permitidas engloba muitos setores, como: 

• Academias de desportivas, atividades físicas, natação e escolas de esportes;

• Agenciamento;
• Auditoria, consultoria, gestão, organização, economia, controle e administração;
• Academias de artes marciais, dança, capoeira e ioga;
• Administração e locação de imóveis de terceiros;
• Arquitetura e urbanismo; 
• Engenharia, geologia, geodésia, pesquisa, design, desenho e agronomia, medição, cartografia, topografia, testes, análises técnicas, tecnológicas e suporte;
• Perícia, avaliação e leilão; 
• Laboratórios de patologia clínica ou análises clínicas;
• Clínicas de psicologia, acupuntura, terapia ocupacional, podologia e psicanálise;
• Serviços de tradução, interpretação, de comissária e de despachantes;
• Odontologia e prótese dentária;
• Registros gráficos, métodos óticos e ressonância magnética;
• Medicina veterinária;
• Representação comercial;
• Jornalismo e Publicidade;
• Planejamento, atualização de páginas eletrônicas, confecção e manutenção;
• entre outros serviços e atividades.

Afinal, vale a pena calcular o Fator R para a empresa?

O Fator R é um índice determinante para o cálculo da alíquota efetiva de tributação das empresas optantes pelo Simples Nacional. Nesse contexto, ele é fundamental para definir a carga tributária aplicável ao negócio. 

Calcular o Fator R corretamente traz diversas vantagens, e reduzir a carga tributária da empresa é justamente uma delas. 

Ao estabelecer uma relação equilibrada entre os gastos com folha de pagamento e a receita auferida, é possível obter uma alíquota menor no Simples Nacional, resultando em economia de impostos para o negócio.

Outra vantagem de calcular o Fator R é a segurança jurídica proporcionada pela correta apuração dos tributos devidos. 

Quando o empreendedor mantém os registros atualizados e precisos dos valores gastos em folhas de pagamento e da receita bruta da empresa, a organização evita possíveis autuações fiscais e garante sua conformidade com as normas do Simples Nacional.

Ademais, o planejamento estratégico com os custos com pessoal e receitas esperadas também é um ponto positivo para buscar o Fator R. 

O que considerar no cálculo do Fator R do Simples Nacional?

O cálculo do Fator R deve levar em consideração certos fatores determinantes para evitar erros na hora de aplicar a fórmula. Entre eles, os principais dados utilizados são o faturamento bruto e as folhas de pagamento.

Faturamento Bruto

O faturamento bruto se refere a toda a receita gerada nos últimos 12 meses da empresa tanto pela venda de produtos quanto pela prestação de serviços. 

Assim, no mesmo momento que há uma venda, o valor do produto/serviço já é contado no faturamento bruto, incluindo os seus impostos. A propósito, até mesmo os valores parcelados são contabilizados no faturamento. 

Folhas de pagamento

As folhas de salários, que são os pagamentos da empresa, estão diretamente ligados ao Fator R. Isso porque, quanto mais estreita a relação entre o faturamento do negócio com as  folhas de pagamento, mais fácil é para conseguir o direito ao Fator R.

Basicamente, a folha de pagamento é uma lista com todas as remunerações pagas aos trabalhadores em uma empresa. Isso inclui não apenas o salário, mas também o 13º salário, o pró-labore dos sócios, o recolhimento do INSS, FGTS e outros encargos. 

Como calcular o Fator R do Simples Nacional?

Primeiramente, o cálculo do Fator R do Simples Nacional tem uma fórmula própria, que deve ser seguida para encontrar o resultado. Mas antes de chegar a essa fórmula, é essencial reforçar os seus componentes:

• Faturamento dos últimos 12 meses: deve ser totalizada as receitas da empresa nos últimos anos, incluindo todas as vendas, serviços prestados ou outras fontes de receita;

• Folha de pagamento dos últimos 12 meses: deve ser somado todos os valores pagos aos colaboradores nos últimos 12 meses, incluindo salários, encargos trabalhistas e pró-labores.

Somando a isso, há certas considerações que podem implicar no resultado final do Fator R, como:

• Quando a folha de pagamento é maior que zero e a receita total é igual a zero, o fator R é automaticamente definido em 28%;
• Quando a folha de pagamento é igual a zero e a receita total é maior que zero, o fator R é automaticamente definido como 1%.

Fórmula do Fator R

A fórmula para calcular o Fator R de uma empresa no anexo V é a seguinte:

• Fator R = folha de salários / faturamento bruto 

Exemplo: supondo que uma empresa pagou em folhas de salários dos últimos doze meses o total de R$100.000 e faturou nesse mesmo período o total de R$500.000, o cálculo para encontrar o Fator R ficaria assim:

Fator R = 100.000 / 500.000

Fator R = 0,2 = 20%

Nesse exemplo, portanto, o Fator R foi de 20%. Logo, a empresa não teria a possibilidade de enquadrar seus impostos no anexo III, pois o resultado é inferior a 28% – porcentagem mínima exigida para o enquadramento.

Como não errar no cálculo do Fator R?

Mesmo que a fórmula do Fator R do Simples Nacional seja relativamente intuitiva de fazer, é preciso ter atenção para não errar no cálculo. 

Desse modo, uma das maiores recomendações é realizar esse cálculo mensalmente. Como os valores de faturamento e folhas de pagamento tendem a variar todos os meses, é comum que a empresa pague diferentes impostos em determinados períodos. 

Para tanto, a gestão da empresa pode contar com uma contabilidade especializada para facilitar esse processo. Afinal, sabemos que, quando se trata das questões contábeis de um negócio, qualquer erro pode levar a prejuízos pesados.

Acompanhe a receita da empresa todos os meses

Manter um controle rigoroso da receita mensalmente permite uma gestão financeira mais eficiente e assertiva. 

Ao acompanhar de perto as entradas de recursos na empresa, é possível identificar padrões de crescimento, períodos de maior ou menor faturamento, além de antecipar possíveis variações significativas na receita.

Qualquer inconsistência na apuração da receita bruta pode levar a equívocos, sujeitando-se a multas e juros. Do mesmo modo, essas inconsistências também podem resultar em altas cargas tributárias.

Invista em ferramentas de gestão financeira eficientes

Investir em ferramentas de gestão financeira é uma excelente alternativa, não apenas para evitar erros ao calcular o Fator R, mas também para facilitar a administração das finanças.

Essas ferramentas proporcionam uma visão mais clara e organizada das finanças, facilitando o acompanhamento da receita, despesas e demais informações relevantes para o cálculo de tributos.

Um software de cobrança e pagamento, por exemplo, elimina a chance de erros humanos na hora de calcular corretamente as contas a pagar.

Registre todos os valores gastos em folhas de pagamento

Os valores relativos à folha de pagamento são dados indispensáveis no cálculo do Fator R do Simples Nacional. 

Por isso, manter os registros de todos os valores gastos com salários, encargos sociais, benefícios e demais despesas trabalhistas faz a diferença no cálculo para verificar o benefício do Fator R.

Conte com o auxílio de uma contabilidade

O contador atua como um parceiro estratégico, fornecendo suporte especializado na apuração do Fator R e auxiliando a empresa a obter os benefícios relacionados a essa prática.

Primeiramente, ele é responsável por orientar a empresa sobre a correta apuração e registro dos dados necessários para o cálculo, como as informações relacionadas à folha de salários e à receita bruta.

O auxílio da contabilidade nesse processo também se estende à análise dos resultados obtidos com o cálculo do Fator R. Assim, o contador é capaz de interpretar os números apurados e identificar oportunidades de otimização da carga tributária.

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