A transformação digital já é uma realidade, ressignificando diversas áreas, principalmente nas empresas. Se antes o empresário precisava se deslocar para pegar algum documento com o seu contador, hoje a contabilidade online elimina qualquer necessidade de deslocamento.
A princípio, você sabia que mais de 76% das empresas já estão implementando ações para digitalizar seus processos? Essa pesquisa da Samba Digital evidencia o poder da automação e digitalização em simplificar etapas que tradicionalmente demandam esforço e mais custos.
Está considerando adotar a contabilidade online para a sua empresa, mas está em dúvida se vale a pena? Confira neste artigo, pela RR Soluções, os principais benefícios da contabilidade online e como aderir.
Entenda como funciona a contabilidade online para empresas
Em primeiro lugar, é importante destacar que a contabilidade online revoluciona a forma como as empresas lidam com suas questões financeiras e contábeis. Graças a abordagem tecnológica, essa modalidade traz mais praticidade, agilidade e eficiência para a gestão empresarial.
Ao contrário da contabilidade tradicional, em que registros são feitos manualmente em livros fiscais e documentos físicos, na contabilidade online tudo é digitalizado e armazenado de forma segura em sistemas online.
A partir disso, as empresas podem acessar seus dados a qualquer momento, de qualquer lugar, sem depender da presença física de um profissional contábil em seu escritório.
Seguindo essa lógica, a contabilidade online ganha espaço nas empresas devido à sua praticidade e custo-benefício.
Outro fator que impulsiona a adoção da contabilidade online é a tendência à digitalização dos processos empresariais. Com a transformação digital em curso em diversos setores, as empresas buscam soluções tecnológicas que otimizem suas operações e permitam uma gestão mais estratégica.
Sendo assim, a contabilidade online se encaixa nesse contexto ao oferecer ferramentas que facilitam o dia a dia dos empreendedores.
Quais são os benefícios da Contabilidade Online para Empresas?
Tendo em vista que a contabilidade online traz uma abordagem completamente diferente da contabilidade tradicional, ela também oferece benefícios inquestionáveis e únicos.
Abaixo, confira alguns dos principais benefícios da contabilidade online para empresas e descubra o porquê pode valer a pena implantar no seu empreendimento.
Acesso a informações em tempo real
O modelo de contabilidade baseado em nuvem, como faz a contabilidade online, permite que as empresas tenham uma visão atualizada e precisa de sua situação financeira a qualquer momento.
Com informações sendo registradas e atualizadas automaticamente na nuvem, os gestores têm acesso imediato a relatórios, gráficos e indicadores-chave que refletem a saúde financeira da empresa.
Assim, a disponibilidade das informações em tempo real possibilita uma maior transparência e controle sobre as finanças da empresa. Os gestores podem monitorar de perto os fluxos de caixa, acompanhar receitas e despesas, identificar possíveis problemas financeiros com antecedência e implementar correções de forma ágil.
Tudo isso porque simplesmente o acesso à informação não depende da necessidade de deslocamento até um local. A contabilidade online é um meio simples, prático e rápido para acessar informações contábeis e financeiras da empresa.
Automação de processos
Um dos benefícios da contabilidade online para empresas que mais a faz se destacar das outras modalidades de contabilidade é a possibilidade de automatizar processos.
Por intermédio da aplicação de ferramentas online e outros recursos tecnológicos, a contabilidade online permite que tarefas repetitivas e burocráticas sejam executadas de forma automatizada. Nesse contexto, um exemplo é o sistema de cobrança automatizado.
Ademais, tarefas como lançamento de despesas, emissão de notas fiscais e cálculo de impostos podem ser realizadas em questão de minutos, o que antes demandaria horas de trabalho manual.
Desse modo, é possível liberar tempo e recursos para atividades estratégicas e de maior valor agregado.
Ao utilizar softwares especializados, os processos contábeis também são executados com precisão e consistência, minimizando falhas e retrabalhos que poderiam ocorrer em operações manuais.
Isso não só aumenta a produtividade da equipe contábil, mas também acelera o fechamento de balanços e a geração de informações gerenciais essenciais para o negócio.
Por isso, optar pela contabilidade online é um dos melhores caminhos para a empresa que busca maior eficiência e agilidade em suas questões burocráticas.
Agilidade na tomada de decisões
A agilidade na tomada de decisões é um dos grandes benefícios proporcionados pela contabilidade online às empresas. Como mencionamos anteriormente, com a velocidade e facilidade de acesso às informações financeiras em tempo real, as tomadas de decisões podem ser feitas com mais agilidade.
A propósito, um dos motivos pelos quais a agilidade na tomada de decisões é tão importante na contabilidade online é a possibilidade de acompanhar de perto a saúde financeira da empresa.
Redução de custos operacionais
Se os custos da empresa estão altos demais, uma forma de reduzir é substituir a contabilidade tradicional pela contabilidade online.
A contabilidade online para empresas traz vantagens econômicas e operacionais que impactam diretamente na saúde financeira do negócio.
Por ter a diminuição da necessidade de mão de obra dedicada a determinadas tarefas repetitivas e burocráticas, o serviço de contabilidade online é mais vantajoso no aspecto econômico a longo prazo.
Além disso, a redução de custos na contabilidade online está relacionada à eliminação ou diminuição dos erros humanos. Imagine o quão custoso seria ter que lidar com eventuais multas por equívocos fiscais e outras despesas decorrentes de imprecisões nos registros financeiros.
Outro aspecto importante que gera a redução de custos na contabilidade online para empresas é a eliminação do uso de papel, armazenamento físico de documentos e deslocamentos desnecessários.
Muitos desses gastos podem ser subestimados, haja vista os valores no curto prazo. Entretanto, ao observar em um cenário de longo prazo, são gastos que geram um impacto considerável na receita da empresa.
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Suporte mais rápido
O suporte mais rápido é outro benefício da contabilidade online, uma vez que oferece às empresas a segurança de contar com assistência ágil e eficiente em caso de dúvidas, problemas técnicos ou necessidade de orientação especializada.
Aliás, como muitos dos serviços são automatizados, há casos em que o cliente pode tirar suas dúvidas direto na plataforma utilizada pela contabilidade online, sem precisar falar necessariamente com alguém.
Segurança dos dados da empresa
A contabilidade online oferece uma maior segurança dos dados da empresa do cliente em comparação com a contabilidade tradicional devido a uma série de medidas e tecnologias implementadas para proteger as informações financeiras sensíveis.
Essa segurança reforçada é essencial para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados. Com isso, é possível prevenir possíveis violações ou perdas que possam comprometer a privacidade e a reputação da empresa.
Vale destacar que escritórios de contabilidade online de confiança utilizam sistemas de criptografia avançados. Isso significa, sobretudo, que esses sistemas contam com protocolos de segurança robustos que codificam os dados durante a transmissão e armazenamento.
Dessa forma, eles se tornam praticamente invioláveis para terceiros não autorizados pela empresa.
Cumprimento das obrigações fiscais e contábeis
A contabilidade em si já é determinante para que a empresa possa garantir o devido cumprimento diante suas obrigações fiscais e contábeis. Porém, especificamente com o apoio da contabilidade online esse processo se torna ainda mais eficiente.
Isso porque a contabilidade online facilita o gerenciamento das informações necessárias para atender às exigências legais.
Por trazer mais agilidade em processos, menos falhas e possibilitar o acompanhamento constante das responsabilidades da empresa com o Fisco, consequentemente as chances de perder um prazo ou deixar de entregar uma declaração diminuem.
Liberdade para focar no negócio
Com inúmeras questões burocráticas simplificadas por meio da contabilidade online, o empresário consegue ter muito mais liberdade para focar no que realmente importa: o desenvolvimento do seu negócio.
Enquanto todo o processo contábil pode ser feito de forma online, é possível ter mais tempo livre para se dedicar a áreas vitais de uma empresa, especialmente sobre as estratégias. Portanto, a contabilidade online se torna vantajosa especialmente para empresas em crescimento e pequenos empreendedores.
Contabilidade Online: vale a pena sair da contabilidade tradicional e aderir à digitalização?
Antes de tudo, a mudança para a contabilidade online é recomendável quando a empresa enfrenta dificuldades com os processos contábeis tradicionais.
A migração da contabilidade tradicional para a contabilidade online pode ser uma decisão estratégica e vantajosa para empresas que buscam modernizar a gestão financeira e ganhar eficiência operacional nos trâmites burocráticos do negócio.
Logo, vale a pena considerar a mudança quando a empresa deseja simplificar processos, reduzir custos, ter acesso facilitado às informações e otimizar a tomada de decisões.
Entretanto, pode ser que você ainda tenha dúvidas de quando isso deve ocorrer, visto os benefícios da contabilidade online. Sabendo disso, confira algumas das principais situações em que a migração é recomendada.
Necessidade de agilidade e precisão nas informações
Empresas que lidam com um grande volume de transações financeiras e precisam de relatórios extremamente precisos e atualizados frequentemente podem se beneficiar da contabilidade online.
Por meio da automação de processos e a geração instantânea de relatórios, os gestores têm a oportunidade de embasar decisões estratégicas a partir do acesso imediato às informações das quais precisam.
Expansão ou descentralização das operações
Outro caso em que a migração da contabilidade tradicional para a contabilidade online se torna de extrema importância, é quando as empresas estão expandindo suas operações para novas regiões ou que possuem filiais em diferentes localidades, já que essas empresas podem se beneficiar ao conseguir integrar e centralizar os processos contábeis.
Afinal, isso é facilitado a partir do momento em que há a possibilidade de acesso remoto às informações e de compartilhamento em tempo real de dados entre diferentes unidades.
Busca por redução de custos e aumento da eficiência
Como abordado em um dos benefícios da contabilidade online para empresas, a redução de custos também é um dos principais motivos que levam as empresas a saírem da contabilidade tradicional e passarem para a contabilidade online.
Na contabilidade tradicional, a depender do tamanho da empresa e de suas necessidades, os custos com o serviço contábil podem representar uma parcela significativa em suas despesas.
Entretanto, com a automação de tarefas rotineiras e digitalização de uma série de processos, é possível reduzir custos com mão de obra e minimizar erros humanos (que também podem custar caro).
Como aderir à Contabilidade Online?
Para aderir à contabilidade online para empresas, o primeiro passo é buscar por uma empresa especializada. É o caso, por exemplo, da RR Soluções em contabilidade e finanças, onde todo o processo pode ser feito a distância e você tem acesso a plataformas seguras para gerenciar as finanças e obrigações contábeis da sua empresa.
Na prática, ao decidir ter a contabilidade online no seu negócio, acompanhe os passos a seguir descritos!
1- Identifique as necessidades e busca por uma contabilidade
Antes mesmo de buscar por um escritório de contabilidade online, é indispensável saber exatamente quais são as necessidades da empresa. Ter essa informação serve como um guia para selecionar os serviços mais adequados.
Caso ainda não tenha ideia de quais são essas necessidades, vale identificar um bom escritório pelo seu segmento de atuação. Por exemplo, se a sua empresa é direcionada a negócios digitais, busque escritórios que também são experientes nesse segmento.
A RR Soluções pode ajudar em uma variedade de segmentos de atuação, sendo a contabilidade para negócios digitais apenas um deles.
2- Verifique os processos de segurança dos dados
A verificação dos processos de segurança dos dados é de extrema importância para saber se pode confiar em um escritório de contabilidade online.
Como todos os arquivos e dados não são dispostos fisicamente, necessariamente a contabilidade online deve dispor de sistemas e ferramentas de máxima segurança. Ou seja, é importante contar com medidas, como adotar sistemas de backups, processos antifraude, acessos restritos e armazenamento em nuvem.
3- Faça a migração de dados
Principalmente se estiver migrando da contabilidade tradicional para a contabilidade online, é necessário transferir os dados contábeis da empresa para o novo sistema de forma organizada, garantindo a precisão e integridade das informações.
Por isso, sempre revise com o seu contador antigo sobre todos os dados relacionados à empresa que estão sob responsabilidade da contabilidade. Além disso, verifique se não há pendências a serem concluídas.
A transparência mútua entre a empresa de contabilidade antiga e o cliente é crucial para a contabilidade atual poder desenvolver plenamente o seu serviço.
Conclusão
A transformação digital está demonstrando como as empresas conseguem desburocratizar processos. Logo, quem não acompanha essa transformação, fica para trás. Como você pôde ver neste artigo, os benefícios da contabilidade online simplificam a gestão contábil e financeira de um negócio.
Diante dos seus benefícios, fica evidente que a contabilidade online ajuda a dispensar uma gama de burocracias referentes à área contábil da empresa. Isso, sobretudo, inclui desde a automatização de processos, até a redução de falhas humanas e simplificação no acesso à informação.
Este conteúdo ajudou você? Então, pode ser que queira continuar conferindo em nosso blog mais temas relacionados para auxiliar a sua empresa a crescer estando dentro lei, sem complexidades no processo.
