Você está considerando contratar os serviços de BPO Financeiro, mas não sabe como escolher a melhor opção? Saiba que não está sozinho.
Tomar a decisão de terceirizar os serviços financeiros do empreendimento já não é fácil. Escolher uma empresa de confiança para isso, então, exige ainda mais atenção.
Para obter os resultados esperados ao contratar o serviço de BPO, a empresa provedora precisa atender assertivamente às necessidades do seu negócio.
Mas com tantas opções no mercado, sabemos que não é tão simples selecionar uma empresa de BPO Financeiro que proporcione as soluções que o seu negócio precisa.
Diante disso, a equipe RR Soluções em contabilidade e finanças preparou este guia completo sobre como escolher um BPO Financeiro sem errar. Acompanhe!
O que é BPO Financeiro?
O BPO (Business Process Outsourcing) financeiro, também conhecido como “Terceirização de Processos de Negócios” em português, é um serviço no qual uma empresa contrata uma outra especializada para gerenciar suas atividades financeiras.
Assim, a empresa pode terceirizar o gerenciamento de todos os aspectos relacionados ao setor financeiro de uma empresa, como contabilidade, folha de pagamento, gestão de contas a receber e a pagar, conciliação bancária, entre outros.
Essa prática permite que as empresas foquem em suas atividades principais, enquanto especialistas em finanças cuidam dos processos burocráticos e estratégicos do setor.
A propósito, o BPO financeiro pode ser parcial, envolvendo apenas certas tarefas específicas, ou completo, abrangendo 100% de toda a gestão financeira da empresa.
É uma alternativa cada vez mais popular para empresas que buscam focar em seu core business e contar com parceiros especializados para cuidar de suas operações financeiras.
Como funciona um serviço de terceirização da gestão financeira?
Ao contratar um serviço de terceirização da gestão financeira para empresas – o BPO Financeiro – existe um processo bem desenhado a ser seguido para a contemplação das tarefas. Isto é, uma sequência de etapas para garantir a prestação adequada do serviço.
Entenda como funciona na prática a seguir!
1- Diagnóstico da empresa
A primeira etapa consiste na análise e entendimento das necessidades específicas da empresa.
Isso envolve compreender os processos financeiros existentes, identificar as áreas que demandam mais atenção e definir as metas e objetivos a serem alcançados por meio da terceirização.
Uma dica nessa etapa é fazer o benchmark em determinado segmento como estratégia para comparar os processos, práticas e desempenho da empresa com os de seus concorrentes ou referências do setor.
Desse modo, é possível identificar oportunidades de melhoria e eficiência que podem resultar em redução de custos.
2- Implementação do serviço
Depois de entender as necessidades da empresa e definir metas claras, o provedor de serviços financeiros trabalha na integração dos sistemas de BPO financeiro e implantação de processos para o empreendimento.
Antes de implementar qualquer processo ou sistema, o BPO deverá estudar a fundo os levantamentos obtidos na etapa anterior a fim de compreender o que melhor se encaixa nas estratégias do negócio.
3. Operação
A etapa de operação no serviço de BPO Financeiro representa todo o momento após a implantação das estratégias traçadas na implementação.
Desse modo, tecnologias são postas em ação, assim como os profissionais responsáveis tomam frente para assegurar a execução eficiente de tarefas rotineiras, como:
- fazer o controle de contas a pagar e receber;
- agendar pagamentos;
- fazer a emissão de notas fiscais e cobranças;
- identificar, validar e armazenar documentos digitalmente;
- fazer a elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
- fazer a análise das informações gerenciais e indicadores.
Integração com a contabilidade
Uma área que o serviço de BPO Financeiro também pode contribuir bastante é no setor contábil da empresa, realizando atividades, como:
- gerenciar o Departamento Pessoal;
- fazer o fechamento contábil;
- fazer relatórios gerenciais de contabilidade;
- fazer a análise de redução de carga tributária;
- fazer o certificado digital.
Enfim, essa integração da gestão financeira com a contábil torna a rotina ainda mais dinâmica com as operações da empresa, afinal, ambas estão interligadas. No entanto, nem toda empresa de terceirização financeira entrega um serviço completo no que diz respeito ao gerenciamento das finanças e contabilidade.
É por isso que a RR Soluções é referência em BPO Financeiro para empresas, contando com especialistas em gestão financeira e contábil.
Suporte contínuo
Por fim, o serviço de terceirização da gestão financeira deve incluir a comunicação constante entre o provedor e a empresa cliente.
É essencial que haja transparência e alinhamento entre as partes para garantir que as atividades sejam realizadas conforme as expectativas da organização.
Para isso, a empresa BPO Financeiro deve analisar o desempenho de suas ações e manter a equipe contratante sempre a par dos resultados.
Benefícios do BPO Financeiro para pequenas empresas
Como mostramos ao longo deste post, o BPO Financeiro é um serviço que tem muito a oferecer às empresas, especialmente quando se trata de ter uma equipe especializada para lidar com uma área tão crucial quanto é a financeira.
Entretanto, muitos empreendedores acabam ficando com um “pé atrás” na hora de decidir contratar um serviço de terceirização da gestão financeira. Justamente por ser um tipo de serviço pouco falado, é comum haver dúvidas sobre os benefícios do BPO Financeiro.
Eficiência nas finanças empresariais
Devido ao acesso a uma expertise especializada em gestão financeira que as empresas têm ao fazer a terceirização, é possível garantir mais eficiência nos processos financeiros.
Afinal, o empresário não precisa se preocupar em montar e treinar um time qualificado para ter excelência nas operações. Com um time de fora, já preparado, todo esse processo é simplificado, e assim o empresário consegue tornar o setor mais produtivo enquanto se dedica a outras demandas mais estratégicas.
Planejamento estratégico
Com uma equipe profissional dedicada inteiramente ao setor financeiro do negócio, os serviços de BPO Financeiro também trazem o benefício do planejamento estratégico.
A terceirização financeira realiza o controle das finanças integralmente, o que permite à equipe responsável fazer um planejamento estratégico mais assertivo.
Mais segurança financeira
A segurança financeira também é outra vantagem proporcionada pela terceirização da gestão financeira.
Isso porque várias tarefas são voltadas para manter a sustentabilidade do negócio, garantindo uma saúde financeira estável. É o caso, por exemplo, de quando o time desenvolve um plano de redução de custos e carga tributária.
Foco no crescimento do negócio
Focar nas atividades principais de uma empresa quando se precisa dar conta de tanta demanda em vários setores é um verdadeiro desafio. No entanto, com a terceirização do BPO Financeiro, o empresário pode focar totalmente no crescimento do negócio.
Uma vez que a gestão financeira envolve um conjunto de burocracias, ao contratar o BPO o empreendedor consegue ter mais tempo livre para focar em áreas de crescimento.
Acesso a informações detalhadas e relevantes
A empresa especializada em serviços financeiros pode fornecer informações detalhadas ao fazer relatórios financeiros detalhados.
Nesses documentos, a equipe pode demonstrar com precisão informações relacionadas ao fluxo de caixa, contábeis, assim como fazer previsões financeiras com base em dados coletados. Sem falar que a terceirização também trabalha com sistemas de gestão financeira, registrando toda a movimentação financeira da empresa com transparência.
Redução de custos
Optar pela terceirização da gestão financeira com o BPO Financeiro é uma forma de reduzir ou evitar custos na empresa.
Lembre-se que ter uma equipe qualificada para realizar os serviços financeiros na empresa exige gastos com a contratação de pessoal, treinamento, além da manutenção no setor.
Ou seja, com a terceirização, a empresa evita, principalmente, gastos com encargos trabalhistas, já que é economicamente mais viável terceirizar o serviço. Esse ponto pode ser ainda mais vantajoso para pequenas e médias empresas.
Quando contratar os serviços de BPO Financeiro?
Primeiramente, muitas empresas consideram a terceirização dos serviços financeiros quando estão buscando otimizar suas operações e reduzir custos.
Especialmente nos casos em que a empresa tem poucos recursos para investir em profissionais especializados, contratar BPO Financeiro pode ser muito vantajoso ao empreendedor.
É o cenário, por exemplo, para empresas em estágios iniciais ou em crescimento que buscam minimizar despesas operacionais.
Além disso, a terceirização dos serviços financeiros pode ser considerada quando uma empresa enfrenta desafios relacionados à conformidade regulatória e fiscal.
Um provedor de BPO financeiro experiente, como a RR Soluções, pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações perante a legislação.
Outro momento oportuno para considerar a contratação de um BPO Financeiro é quando o negócio está passando por um período de crescimento rápido. Nessas situações, a demanda por serviços financeiros pode exceder a capacidade da equipe interna, levando a possíveis erros e atrasos.
Com isso, ao terceirizar os serviços financeiros, o empreendimento pode garantir que suas operações financeiras acompanhem o ritmo da expansão, sem comprometer a qualidade ou precisão.
Um provedor de BPO financeiro com experiência em lidar com transações complexas pode fornecer suporte especializado durante esses períodos desafiadores.
Passo a passo para escolher BPO Financeiro eficiente
Deixar a área financeira da sua empresa com terceiros realmente é uma decisão difícil. A empresa terceirizada precisa, acima de tudo, ser responsável e comprometida.
Sabendo que essa escolha deve ser feita com cautela, selecionamos alguns aspectos para se levar em consideração sobre como escolher o melhor BPO Financeiro. Confira!
1. Necessidades e objetivos do seu negócio
Antes de escolher um BPO Financeiro, é indispensável pontuar e considerar as necessidades e objetivos do seu negócio.
Saber do que exatamente a sua organização precisa faz toda a diferença na hora de contratar uma empresa de BPO Financeiro, pois só assim será possível selecionar aquela que mais se aproxima para atender às suas expectativas
2. Reputação da empresa
É essencial avaliar a expertise e a reputação do provedor de BPO. A empresa deve investigar a experiência do provedor no setor, sua carteira de clientes, bem como as qualificações e certificações de sua equipe.
É importante escolher um BPO Financeiro com um histórico comprovado de sucesso na prestação de serviços financeiros para empresas do porte e do setor da empresa-cliente.
A RR Soluções em contabilidade e finanças, por exemplo, é conhecida por ter uma ótima reputação ao auxiliar negócios de nome no mercado.
3. Soluções tecnológicas
A tecnologia desempenha um papel crucial na eficiência e precisão das operações financeiras. Portanto, ao escolher um BPO financeiro, a empresa deve avaliar as soluções tecnológicas oferecidas.
Essas tecnologias envolvem sistemas de contabilidade, software de gestão financeira, segurança cibernética e conformidade com regulamentações. A capacidade do provedor em adotar e implementar tecnologias avançadas pode fazer uma grande diferença no desempenho das operações financeiras da empresa contratante.
4. Capacidade de personalização dos serviços
Outro aspecto importante a ser considerado é a capacidade do provedor em personalizar seus serviços de acordo com as necessidades específicas da empresa contratante.
Cada empresa tem requisitos únicos em termos de gestão financeira, e o provedor de BPO deve ser capaz de adaptar seus serviços para atender a essas necessidades específicas.
Flexibilidade e personalização são fundamentais para garantir que a parceria seja verdadeiramente benéfica para o seu negócio.
5. Comunicação eficaz
A transparência e comunicação eficaz também são pontos cruciais na escolha de um bom serviço de BPO financeiro.
A empresa precisa ter confiança na capacidade do provedor em fornecer relatórios claros e atualizados, além de manter canais abertos de comunicação para discutir questões financeiras e estratégias. Isso é fundamental para ajudar a construir confiança e estabelecer uma parceria sólida no longo prazo.
Serviço de BPO Financeiro da RR Soluções
Agora que você já sabe todo o passo a passo para escolher uma empresa de terceirização de serviços financeiros, falta conhecer o BPO Financeiro da RR Soluções.
Na RR Soluções, você tem o apoio de uma contabilidade especializada em serviço de BPO Financeiro para deixar as tarefas financeiras com quem realmente entende do assunto.
Por intermédio de um trabalho completo com análise e interpretação de dados financeiros, a equipe qualificada da RR levanta informações precisas para tomar decisões estratégicas.
Além de oferecer uma ampla gama de serviços financeiros e contábeis, os profissionais também proporcionam soluções sob medida para atender às necessidades da sua empresa.
E o melhor? A equipe da RR Soluções presta serviços digitais para empresas de qualquer lugar do país, de forma acessível e humanizada.
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