A venda sem nota fiscal representa uma série de riscos ao empreendedor. Desde a comercialização de um produto até a prestação de um serviço, tudo deve ser detalhado nos registros de notas fiscais.
Ao contrário disso, a Receita Federal pode penalizar com multas e até mesmo prisão. Como prevê a Lei 8137/1990, artigo 1°, inciso V, a venda sem nota de fiscal é crime:
“Negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, a nota fiscal ou documento equivalente, relacionada a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”
Então, só com essa antecipação sobre venda já é possível ter uma ideia do grande problema que a venda sem nota fiscal pode significar.
Nesse contexto, a RR Soluções preparou um artigo completo para esclarecer os riscos de vender sem nota fiscal e quais soluções tomar para evitar tais consequências.
Para que serve a nota fiscal e quem é obrigado a emiti-la
A nota fiscal é um documento que tem por finalidade documentar a venda de um produto ou serviço para comprovar ao Fisco que essa transação está sendo devidamente tributada.
Assim, a nota fiscal nada mais é do que a representação legal da transferência de um bem ou serviço para uma pessoa ou empresa que fez tal aquisição.
Por outro lado, esse documento pode ser emitido tanto por pessoas jurídicas quanto por profissionais autônomos, dependendo da natureza da atividade realizada.
Para empresas, a emissão da nota fiscal é obrigatória em todas as operações de compra e venda de mercadorias, assim como na prestação de serviços.
Enquanto isso, para profissionais autônomos, a emissão da nota fiscal é necessária quando realizam serviços para outras empresas ou pessoas físicas, conforme determinado pela legislação tributária.
De maneira geral, essa transação pode ser feita:
- entre empresa e pessoa física;
- entre duas empresas;
- entre duas pessoas físicas.
Independentemente da operação negocial entre as partes, havendo uma transação de relação comercial, a prestação de contas deve ser realizada por meio da nota fiscal.
Veja também: Contabilidade para Prestadores de Serviço
7 riscos da venda sem a emissão de Nota Fiscal
Entre as principais consequências de fazer uma venda sem nota fiscal, sendo empresa, autônomo ou pessoa física, destacamos as mencionadas abaixo!
1. Caracterizado como Sonegação Fiscal
Um dos maiores problemas da venda sem nota fiscal é a sonegação fiscal. Isso ocorre quando um contribuinte omite ou falsifica informações nas declarações de renda, ou nas transações comerciais, com o intuito de reduzir o valor dos tributos a serem pagos.
O problema está quando, ao não registrar a operação de venda, o vendedor deixa de informar à Receita Federal a receita obtida com aquela transação. Essa ação, por sua vez, configura uma omissão de receita passível de penalidades.
Essa prática é considerado crime pela Lei nº 4.729, no artigo 1°, e o inciso I explica claramente como funciona:
“Prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, a informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei.”
Quem descumpre essa lei pode pegar de 6 meses até 5 anos de reclusão, além do pagamento de multas.
Além disso, a venda sem nota fiscal impossibilita o recolhimento dos impostos incidentes sobre aquela operação, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto Sobre Serviço), contribuindo para a redução ilegal da carga tributária.
É importante ressaltar que se há meios legais para fazer a redução da carga tributária, o contador é o profissional indicado para prestar orientações sobre isso.
2. Ficar impedido de vender
Vender sem nota fiscal também pode acarretar em sérios riscos de ficar impedido de realizar vendas de forma legal.
As autoridades fiscais têm mecanismos de controle e fiscalização que visam coibir práticas irregulares, como é o caso da sonegação fiscal por meio da não emissão de notas fiscais.
Quando identificada essa conduta, o vendedor pode ser penalizado com sanções que incluem desde multas pesadas até a suspensão ou cassação do seu registro como contribuinte, ficando impedido de realizar vendas dentro da legalidade.
3. Ter mercadorias apreendidas
A venda de mercadorias sem a devida emissão de nota fiscal pode acarretar na apreensão das mercadorias envolvidas na transação.
Não é incomum encontrar empresas que compram mercadorias sem nota fiscal para pagarem menos e depois revendê-las.
No entanto, a Receita Federal pode confiscar esses produtos, já que é ilegal.
4. Compromete a reputação do seu negócio
Outro ponto relevante da venda sem nota fiscal é o impacto negativo para a reputação do vendedor.
A ausência de notas fiscais pode gerar desconfiança por parte dos consumidores e demais parceiros comerciais, prejudicando a imagem e a credibilidade do negócio.
É importante salientar que a transparência nas transações comerciais é valorizada no mercado. Logo, a falta de emissão de notas fiscais comprovando a legalidade da transação pode afastar potenciais clientes e parceiros.
5. Impossibilita o controle eficaz do estoque
Toda venda de mercadorias realizada deve ser registrada como saída no estoque. Para isso, utiliza-se a emissão de notas fiscais como forma de fazer o controle do estoque com precisão e segurança.
Aliás, isso também vale para a prestação de serviços. Quanto mais vendas com estoque um negócio realiza, mais difícil fica para monitorá-lo. A nota fiscal é um jeito de simplificar esse acompanhamento sem deixar passar nenhum registro.
6. Possibilita multa e prisão
Como prevê a legislação, a venda sem nota fiscal é crime, levando a multas e, inclusive, prisão. Tendo isso em vista, um erro totalmente evitável pode custar a sua liberdade por um bom tempo e até mesmo o futuro do seu negócio.
7. Gera problemas com trocas e devoluções
Uma venda sem nota fiscal pode representar uma grande dor de cabeça em caso de trocas e devoluções de produtos. Afinal, se é esse documento que registra a transação, como comprovar legalmente sem a sua devida emissão nessas situações?
Para comprovar as trocas e devoluções, portanto, a nota fiscal é indispensável para casos em que o produto é entregue com defeito, errado, ou gera arrependimento do comprador.
A nota fiscal é um direito do consumidor e deve ser respeitado.
Vender sem nota fiscal prejudica o controle financeiro da empresa
Engana-se quem pensa que as consequências de vender sem nota fiscal se relacionam apenas às questões burocráticas no empreendimento. Ao fazer qualquer transação sem a devida documentação com nota fiscal, fica extremamente difícil apurar as entradas e saídas no caixa da empresa.
Quando as movimentações do negócio são enviadas à contabilidade, o contador passa a apurar dados irreais ou inconsistentes devido à falta de comprovação com as notas.
Como resultado, o empreendedor recebe relatórios que fogem à realidade, principalmente quando se trata do faturamento, e, a partir daí, mais problemas começam a surgir.
O impacto principal nesse cenário é nas decisões da gestão da empresa. Sem ter dados reais sobre controle de estoque, faturamento ou fluxo de caixa, muitas decisões são influenciadas erroneamente.
Além do mais, para empresas que necessitam solicitar empréstimos, certamente encontrarão dificuldades com as instituições financeiras, já que não haverá meios para comprovar a receita da sua empresa.
Assim, fica evidente que a venda sem nota fiscal gera uma bola de neve que pode pesar negativamente no futuro ao manter um empreendimento.
Quais são os tipos de nota fiscal para emitir?
Agora que você já sabe da importância de registrar transações comerciais e o porquê a venda sem nota fiscal é um erro, conheça os tipos de notas fiscais existentes.
Primeiramente, há dois modelos de nota fiscal no Brasil: a tradicional e a eletrônica.
- Tradicional: modelo emitido em papel e todo o seu preenchimento é feito à mão;
- Eletrônica: segue o mesmo princípio do modelo tradicional, com a diferença de que ela é emitida por sistemas automatizados sendo portanto digital.
Dentre esses modelos existem os tipos de notas fiscais. Acompanhe!
(NFe) Nota Fiscal de Produto
A Nota Fiscal de Produto eletrônica é utilizada para documentar operações de circulação de mercadorias e deve ser emitida em transações comerciais entre empresas ou entre empresa e consumidor final.
Esse é o tipo de nota fiscal mais comum, o qual registra informações detalhadas sobre o produto, como descrição, quantidade, valor unitário e total, além dos dados do remetente e destinatário.
(NFS-e) Nota Fiscal de Serviço
O tipo de nota fiscal para registrar prestações de serviço é a Nota Fiscal de Serviço eletrônica. Ela deve ser emitida por prestadores de serviços, como profissionais autônomos e empresas, com o objetivo de documentar transações sobre a prestação de um serviço, onde deve incluir dados, como descrição do serviço, valor, dados do prestador e do tomador do serviço.
(NFC-e) Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica
A NFC-e é a nota fiscal eletrônica utilizada para registrar operações de venda ao consumidor final, fazendo substituição ao cupom fiscal.
Por isso, a nota fiscal para o consumidor deve ser emitida em tempo real e registrar as informações da venda.
E assim como em todos os tipos de notas fiscais, nesse tipo também deve haver os detalhes da transação. Portanto, nas informações devem constar a descrição dos produtos ou serviços prestados, valores, forma de pagamento e identificação do consumidor.
Nota Fiscal Avulsa
Normalmente, a Nota Fiscal Avulsa é utilizada em situações específicas em que não há a obrigatoriedade da emissão dos demais tipos de nota fiscal eletrônica.
Além disso, também é muito comum usar a Nota Fiscal Avulsa quando a pessoa que está emitindo não possui um CNPJ.
Diferentemente das demais, essa nota deve ser emitida junto à Sefaz do município do emitente, ou onde a transação ocorreu.
Por que ter um CNPJ para emitir a nota fiscal de venda?
Ao possuir um CNPJ, a empresa adquire uma série de benefícios e obrigações, sendo a emissão de notas fiscais uma das principais obrigações vinculadas a esse cadastro.
A emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as transações comerciais realizadas por pessoas jurídicas. Nesse sentido, o CNPJ é o identificador único que permite que as operações sejam devidamente registradas e tributadas.
Além disso, ter um CNPJ facilita o processo de controle fiscal e tributário por parte das autoridades competentes. É por intermédio desse cadastro que as informações relacionadas às transações comerciais da empresa são vinculadas de forma clara e organizada. Isso possibilita a fiscalização e cobrança dos impostos devidos de maneira eficiente.
Quais os benefícios para as empresas que emitem a NF-e?
Hoje em dia, já não há mais desculpas para deixar de emitir notas fiscais, especialmente quando existe a opção da NF-e. A propósito, esse modelo de nota fiscal gera uma série de benefícios ao empreendedor, como:
- Atuação legal do negócio;
- Comercialização de mercadorias e serviços dentro da lei;
- Controle atualizado do estoque;
- Mais segurança e credibilidade para o consumidor;
- Controle sobre o fluxo de caixa;
- Mais agilidade com a automatização de processos.
E essa lista poderia ir muito além, afinal, ter um negócio que emite notas fiscais corretamente previne uma série de erros que impedem o seu sucesso no mercado.
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica
A emissão da nota fiscal eletrônica é um processo que pode parecer confuso, principalmente para quem está fazendo-o pela primeira vez.
Para simplificar a compreensão, confira o passo a passo a seguir!
1. Saiba qual nota fiscal emitir
Antes de emitir a nota fiscal eletrônica de vendas é imprescindível saber se a venda é:
- Produto;
- Serviço; ou
- Para o consumidor.
Essa escolha não deve ser feita de forma aleatória. Cada tipo possui alíquotas diferentes e devem ser atribuídas ao tipo de negociação correspondente. Por exemplo, se você vendeu a prestação de um serviço, deve usar a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço) e não a NFe (Nota Fiscal de Produto).
2. Adquira um certificado digital
Outro requisito para emitir notas fiscais de vendas é ter um certificado digital. Em termos simples, esse documento se refere ao arquivo de assinatura virtual que valida a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica.
O documento pode ser adquirido por uma Autoridade Certificadora e Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
3. Fazer credenciamento na Secretaria Estadual ou Municipal da Fazenda
Por fim, com a aquisição do certificado digital concluída, o empreendedor deve procurar a Secretaria Estadual ou Municipal da Fazenda. Essa etapa deve ser feita com o objetivo de conseguir uma autorização para permitir a emissão da nota fiscal.
Ainda tem dúvidas sobre nota fiscal? Fale com um contador!
Como você pôde ver neste artigo, a venda sem nota fiscal pode trazer sérios problemas. Ademais, a emissão do documento eletrônico também não é tão simples.
Portanto, conte com a RR Soluções para manter o seu negócio dentro da legalidade e fazer a emissão correta e segura das suas notas fiscais.
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