Imagine o quão trabalhoso é emitir uma folha de pagamento para cada colaborador de uma empresa. Negócios com dois ou três funcionários pode até dar conta, mas, como seria para uma empresa com mil colaboradores, por exemplo? Para simplificar, é aí que entra a folha de pagamento digital.
A folha de pagamento digital traz uma abordagem diferente do que propõe a versão impressa, oferecendo mais praticidade, agilidade e segurança das informações.
Por outro lado, está enganado quem pensa que a folha de pagamento digital serve apenas para grandes negócios. Especialmente para os pequenos empreendimentos, ter um sistema automatizado para gerenciar esses documentos é um grande benefício para otimizar o tempo.
Fora que, a equipe de Departamento Pessoal e Recursos Humanos consegue desempenhar seu papel com maior eficiência.
Mas, o que é folha de pagamento digital, como fazer e o que diz a lei sobre ela? Para dúvidas como essas você tem a resposta neste artigo que a RR Soluções preparou. Continue acompanhando para saber mais!
O que é folha de pagamento digital
A folha de pagamento digital nada mais é do que uma versão digital da folha de pagamento comum. De modo geral, esse documento tem a finalidade de registrar e detalhar as informações dos colaboradores no que diz respeito à remuneração.
A propósito, lembre-se que há uma série de fatores que devem constar na folha de pagamento dos colaboradores, e isso vai muito além de ser apenas o salário.
Desse modo, fatores como horas extras, tributos, encargos sociais e faltas injustificadas, por exemplo, devem entrar no cálculo da folha de pagamento digital.
O que diz a Lei
Quando se trata de folha de pagamento, é possível observar os dois principais instrumentos legais que ditam sobre o documento, sendo eles: o artigo 225 do Decreto nº 3.048/99 e a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Em primeiro lugar, o artigo 225 do Decreto nº 3.048/99 prevê que a empresa deve guardar uma cópia dos documentos que comprovem a folha de pagamento paga, devida ou creditada, como se pode observar neste trecho:
“Art. 225. A empresa também está obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter… uma via desta respectiva folha e recibos de pagamentos.”
Ou seja, o artigo impõe que haja uma espécie de segunda via guardada nos estabelecimentos, mas não indica se no formato digital ou físico.
Quanto ao segundo caso, a CLT também estipula que a empresa, tendo o comprovante do depósito bancário assinado, já é o bastante para comprovar o pagamento da folha do empregado. E mesmo que o empregado seja analfabeto, há outras formas de fazer a comprovação, como mostra o artigo 464.
“Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo possível, a seu rogo.”
Diante disso, pode-se observar que em ambas as narrativas fica evidente a necessidade de garantir uma cópia da folha de pagamento e a comprovação dos valores pagos mediante recibo, respectivamente.
A folha de pagamento digital viabiliza as duas coisas de maneira segura, ágil e efetiva tanto para o empregador quanto para o empregado.
Importância da folha online para a empresa e para o colaborador
Muitos empresários ignoram o peso de uma folha de pagamento online tanto para a empresa quanto para os seus colaboradores. A folha online é mais do que uma opção digitalizada que ajuda na organização das remunerações dos funcionários em tempo ágil.
Sabe-se que a folha de pagamento é um documento de validade legal que comprova a atividade remunerada, incluindo a renda do colaborador.
Ou seja, em casos de qualquer problema relacionado a esses aspectos, é a folha de pagamento que será utilizada para provar o repasse de valores da empresa para o funcionário.
Ademais, o documento também é uma prova para o governo de que o empreendimento está pagando os encargos trabalhistas e fazendo as respectivas arrecadações de impostos. Isso, por sua vez, é crucial para que a Receita Federal possa fiscalizar possíveis irregularidades.
Obviamente, nenhum empresário quer ter problemas com o Fisco, não é mesmo? Logo, garantir uma folha de pagamento sem erros, como proporciona a versão online, é essencial.
Por outro lado, a folha online também tem uma importância gigantesca para os colaboradores.
Um documento bem detalhado, sem erros ou inconsistência, oferece mais transparência para o funcionário. Recolhimento de impostos e do INSS, assim como verbas trabalhistas, horas extras entre outros benefícios são direitos do trabalhador de carteira assinada.
Por essa razão, ao optar por um sistema digitalizado que garanta a eficácia em todos os cálculos, o colaborador pode ter mais segurança quanto aos seus valores de direito.
Afinal, como funciona a folha de pagamento digital?
A folha de pagamento digital é um meio alternativo de fazer o registro das remunerações, descontos, adicionais, entre outros valores aos colaboradores. Isso significa que papéis ou recursos físicos para elaboração e armazenamento desses documentos são dispensados.
Em vez disso, a empresa tem a possibilidade de acessar um sistema unificado, o qual permite verificar contracheques de funcionários por intermédio da internet.
Dessa forma, é possível lançar todos os dados relacionados aos valores devidos aos colaboradores mensalmente, juntamente com benefícios que podem incluir:
- INSS;
- FGTS;
- IRPF;
- Vale-alimentação/refeição;
- Vale-transporte.
Além disso, também é importante observar como funcionam os dois tipos de holerite aplicados pelas empresas, os quais são: softwares e planilhas online.
A seguir, entenda como funciona cada um para realizar a folha de pagamento online!
Softwares
Em termos de eficiência e segurança, os softwares para folha de pagamento digital são considerados a melhor opção.
Por automatizar diversas etapas, ele faz o processamento de cálculo da folha de pagamento sem que seja necessário o trabalho manual da alimentação de dados no sistema.
Assim, os softwares oferecem menos chances de erros ou falhas para fazer a folha de pagamento com agilidade e confiabilidade nas informações.
Planilhas online
As planilhas online para elaboração da digitalização da folha de pagamento, comumente, são feitas para serem armazenadas em nuvem. Nesse caso, muitas empresas utilizam o Google Sheets, Excel ou outro software similar para a criação das planilhas.
Porém, apesar de parecer uma alternativa prática, as planilhas online para folha de pagamento digital precisam ser alimentadas manualmente. Isso quer dizer que as chances de erros humanos na hora de calcular os valores são maiores, podendo impactar na confiabilidade das informações.
Leia também: Sistema de cobrança automatizado
Quais informações devem constar na folha de pagamento
Em tese, as informações que devem constar na folha de pagamento online seguem a mesma lógica que no modelo impresso. Nesse contexto, também é importante ressaltar que alguns dados são obrigatoriamente exigidos por lei. Veja quais são a seguir!
1. Dados do colaborador
- Nome completo
- CPF
- Função
- Cargo
- Número da CTPS
- Endereço
- Telefone
- Data de admissão
- Salário-base
- Jornada de trabalho
2. Frequência do funcionário
- Faltas
- Atrasos
- Número de dias trabalhados
- Horas extras
- Afastamentos
3. Remuneração
- Gratificações
- Horas extras
- Salário-base
- Adicional noturno
- Auxílio-maternidade
- Auxílio-transporte
- Entre outros adicionais e benefícios
4. Período de referência
- Data inicial/final indicados como base de cálculo para a folha de pagamento
- Precisa ser indicado com clareza e identificável pelo colaborador
5. Forma de pagamento e data
- Modo como o colaborador deverá receber o seu pagamento (depósito, dinheiro, etc.)
- Data de quando o pagamento deve ser feito
Além desses, a empresa também poderá incluir na folha de pagamento outros dados relacionados à forma de pagamento. Confira!
- histórico de pagamentos
- dados bancários do colaborador
- IRRF
- detalhes sobre plano de saúde
- débitos trabalhistas
- dados do sindicato
6. Salário líquido
- Valor exato que o colaborador deve receber depois de feito os descontos
7. Proventos
- Valor bruto da remuneração
- Participação nos lucros
- Férias
- Abono salarial
- 13º salário
- Outros proventos
8. Descontos
- Previdência Social
- Faltas
- Atrasos
- Imposto de Renda
- Contribuições sindicais
- Adiantamentos
Vantagens da folha de pagamento digital: vale a pena?
A implementação da folha de pagamento digital tem o poder de proporcionar diversas vantagens à empresa que implanta essa abordagem tecnológica, bem como aos próprios funcionários.
Aliás, as vantagens vão muito além da simples automação do processo salarial. Trata-se também de eficiência operacional, segurança dos dados e conveniência no processamento de pagamentos.
Abaixo, confira alguns dos principais motivos pelos quais a folha de pagamento digital é uma alternativa vantajosa.
1. Redução de erros e retrabalho
A folha de pagamento digital minimiza erros manuais, cálculos equivocados e retrabalho, garantindo que os funcionários recebam os pagamentos corretos e dentro do prazo.
Com isso, a equipe interna responsável por fazer a folha de pagamento também evita retrabalho, uma vez que há a minimização de erros para evitar o gasto de recursos e força de trabalho adicional.
Do mesmo modo, essa vantagem evita problemas maiores, como o pagamento de multas e indenizações decorrentes de erros operacionais.
2. Segurança e conformidade
A segurança e conformidade com as regulamentações trabalhistas e fiscais também são vantagens notórias ao aplicar sistemas de folha de pagamento digital.
Esses sistemas, principalmente os softwares, oferecem medidas avançadas de segurança de dados, reduzindo o risco de violações e penalidades por erros de cálculo ou inconsistências de informações.
3. Acesso remoto
Tanto os funcionários quanto os gestores podem acessar informações salariais relevantes de forma remota. Essa vantagem facilita a gestão financeira e o acompanhamento do desempenho da equipe em qualquer lugar, a qualquer momento – o que é especialmente vantajoso para empresas remotas.
4. Eficiência operacional
Graças à automação da folha de pagamento digital, é possível agilizar o processamento desse documento. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que a equipe se concentre em atividades estratégicas e produtivas.
5. Controle financeiro
Os sistemas digitais são ferramentas avançadas para análise e geração de relatórios financeiros, facilitando para que se tenha uma visão mais clara das despesas com pessoal.
Outro ponto relevante é que, com um sistema automatizado para folha de pagamento online, torna-se mais prático fazer um planejamento orçamentário.
Leia também: 10 dicas de Gestão Financeira para pequenas empresas e como fazer
Por que escolher uma contabilidade para fazer a folha de pagamento digital?
A contabilidade, sem dúvidas, é indispensável em qualquer negócio e para o funcionamento correto de diversas áreas em uma empresa, incluindo a folha de pagamento. Porém, o que poucos sabem é que a contabilidade também pode ajudar o empreendimento a ter uma folha de pagamento digital.
Escritórios de contabilidade que adotam tecnologias avançadas, como o escritório RR Soluções em Contabilidade e Finanças, oferecem o serviço de folha de pagamento digital com segurança.
Assim, é importante lembrar que a contabilidade especializada tem o conhecimento técnico para avaliar trâmites burocráticos de remunerações, benefícios sociais, tributos, entre diversos outros pontos que não podem ficar de fora da folha de pagamento.
Além disso, os contadores se mantêm atualizados sobre quaisquer mudanças nas leis trabalhistas, evitando erros nas folhas dos colaboradores.
Seja na versão impressa ou online, o cuidado e precisão na elaboração de uma folha de pagamento deve ser redobrado.
Escritório de contabilidade digital para Folha de Pagamento Digital
A sua empresa pode contar com o serviço de folha de pagamento online, sem precisar se mover até um escritório de contabilidade físico. Com a RR Soluções, você tem um escritório digital especializado para manter a sua empresa em ordem, independentemente do tamanho.
A princípio, auxiliamos não apenas na área trabalhista e de folha de pagamento, como também contábil e fiscal. Tudo isso, por meio de plataformas online especializadas e dentro dos mais altos níveis de qualidade.
Entenda o porquê de confiar em nosso escritório para gerenciar a folha de pagamento dos colaboradores na sua empresa:
- Utilizamos softwares e ferramentas modernas de alta precisão;
- Atendimento personalizado com foco nas necessidades da sua empresa;
- Acesso a uma gama completa de serviços contábeis;
- Acesso a um suporte com comunicação aberta pronto para sanar as suas dúvidas;
- Equipe em constante atualização com as leis tributárias, trabalhistas e fiscais.
Existem diversos outros benefícios que somente uma contabilidade digital especializada pode proporcionar.
Fale com um contador e descubra como a RR Soluções pode contribuir para o crescimento legal do seu negócio!
