Você sabe o que é certificado digital? Se você tem uma empresa e precisa lidar com documentos digitalizados, precisa conhecer esse recurso e saber como instalá-lo.
Recentemente, a pandemia do novo coronavírus aumentou a demanda das empresas por ter um certificado digital para poder operar certas funções pela Internet.
Para se ter noção desse impacto, uma pesquisa do IBGE constatou que 1 em cada 3 empresas mudou a sua forma de entregar produtos e serviços aos clientes, optando por modelos online, por causa das restrições causadas pela pandemia.
Por isso, se você quer saber o que é certificado digital, como instalar e se a sua empresa precisa de um, então este artigo foi feito para você. Siga a leitura para saber mais sobre o assunto!
O que é certificado digital?
Um certificado digital é um instrumento (que pode ser digital ou físico) e que permite que empresas ou pessoas físicas assinem documentos, identifiquem-se em ambientes online e possam lidar com outros tipos específicos de burocracia.
É importante ter em mente que um certificado do tipo tem um período de validade, sendo necessário uma renovação dentro do período estipulado para poder continuar usando-o. A duração da validade do documento depende do tipo de certificado escolhido.
Existem dois tipos diferentes de certificado digital no mercado. São eles:
- A1: é um certificado no formato de software, instalado em computadores da empresa ou da pessoa que o utiliza e que tem validade de 1 ano apenas;
- A3: é um certificado no formato de um dispositivo físico (normalmente um token ou um smartcard) e que é usado fisicamente na hora de assinar algum documento e tem validade de 3 anos.
Além desses dois modelos, ainda existem certificados digitais especiais para determinadas finalidades e normalmente usados por pequenos negócios. São eles:
- e-CNPJ: usado para identificar a empresa em determinados ambientes online, como programas do governo para a entrega de obrigações específicas;
- NF-e: é um certificado usado apenas para emitir documentos fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica;
- e-CPF: é um certificado para um empresário ou contador que vão entregar documentos ou obrigações da empresa ou dos seus clientes.
Sua empresa precisa de um certificado digital?
Uma das grandes dúvidas em relação ao assunto no momento é a necessidade de uma empresa em ter ou não um certificado do tipo. Essa necessidade é maior, especialmente agora com a pandemia do novo coronavírus, já que muitas demandas passaram a ser digitais.
Até mesmo as demandas jurídicas passaram a ser digitalizadas, já que os tribunais estão atendendo apenas pela Internet e não presencialmente. Na prática, isso faz com que a apresentação de documentos em casos jurídicos exija o certificado.
No geral, algumas empresas precisam obrigatoriamente de um certificado digital. São elas:
- todas as empresas enquadradas no regime Lucro Presumido;
- empresas do regime Lucro Real;
- negócios que emitem nota fiscal eletrônica;
- empresas com funcionários que precisam usar o eSocial para cumprir certas obrigações trabalhistas e previdenciárias;
- algumas empresas do Simples Nacional que estão em cidades específicas.
Vale ter em mente que, apesar da obrigatoriedade para algumas empresas, nada impede que outras também tenham o certificado digital.
Afinal, ter essa possibilidade permite que a empresa possa usufruir de softwares e alguns benefícios digitais, além de poder digitalizar as suas ações mais facilmente.
Como instalar certificado digital?
Agora que você já sabe o que é certificado digital, é hora de aprender como obtê-lo para usar na sua empresa.
O primeiro passo para isso é entrar em contato com uma das nove autoridades certificadoras que são habilitadas pela Receita Federal para atuar no Brasil. Confira quais são:
- Serpro (Serviço de Processamento de Dados) em parceria com os Correios (em estados como São Paulo, Brasília, Paraná, Minas Gerais e Rio de Janeiro);
- Certisign;
- Imprensa Oficial do Estado de São Paulo;
- Companhia de Tecnologia da Informação e do Estado de Minas Gerais;
- AC Fenacon;
- Sincor;
- Notarial;
- Autoridade Certificadora Brasileira de Registros;
- Serasa.
Quando entrar em contato com uma dessas certificadoras, é importante verificar qual é a documentação exigida para poder tirar o certificado digital. Normalmente é pedido os documentos de identificação da empresa e o cadastro do SINTEGRA Estadual, mas pode variar de caso para caso.
Depois, o empreendedor ou alguém responsável pela empresa deverá ir presencialmente até à autoridade certificadora para fazer a validação com seus dados biométricos. Essa pessoa deve ser o representante legal indicado na Receita Federal.
Pronto, o certificado digital será entregue para essa pessoa e a empresa poderá começar a usar a validação em seus documentos digitais. Se for um A1, será necessário instalar o software nos computadores da empresa que emitirão os documentos que pedem a validação. Já se for o A3, um token ou smartcard será oferecido para ser usado mais tarde.
Agora que você já sabe o que é certificado digital, entendeu se a sua empresa precisa ou não dele e até mesmo descobriu como instalá-lo, já conseguiu elucidar todas as suas dúvidas sobre a validação digital.
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