Controlar os gastos na sua empresa é um desafio? Saiba que algumas simples mudanças e a adoção de práticas para a redução de custos na empresa fazem toda a diferença na hora de aumentar a margem de lucro.
Só no ano passado, o Brasil registrou a abertura de 3.868.687 empresas, o que significa um crescimento de 0,7% se comparado a 2022. Porém, é importante lembrar que nem todos esses empreendedores entram no mercado preparados.
Isso implica em empresas com processos ineficientes que, consequentemente, enfrentam despesas desnecessárias, impactando sua estabilidade financeira.
Nesse cenário, embora a prática de reduzir custos na empresa seja bastante subestimada, ela é determinante para o futuro do seu negócio.
Sabendo disso, nós, da RR Soluções, preparamos um guia definitivo de como fazer a redução de custos e despesas para ajudar mais empreendedores a gerenciar as finanças do próprio negócio. Continue até o final para pegar todas as dicas.
Qual a diferença entre custo, despesa e investimento?
Antes de entender quais ações aplicar na sua empresa para a redução de custos, é muito importante ter em mente que custos, despesas e investimentos são conceitos bem diferentes.
Primeiramente, os custos são aqueles gastos relacionados à produção e aquisição de bens ou serviços que a empresa comercializa.
Esses são gastos necessários para a fabricação dos produtos ou prestação dos serviços, já que são indispensáveis para que a comercialização de fato exista.
Exemplos de custos de uma empresa:
- compra de matéria-prima;
- compra de embalagens;
- marketing da marca;
- viagens comerciais etc.
Já as despesas, por outro lado, são gastos relacionados à administração e manutenção da estrutura da empresa, mas que não estão diretamente ligados à produção. Isto é, todo o gasto que não está diretamente relacionado ao propósito do negócio.
Exemplo de gastos de uma empresa:
- aluguel;
- salários dos funcionários;
- conta de água;
- conta de energia etc.
Por fim, um investimento é aquele gasto para trazer um benefício ou retorno financeiro maior.
Ou seja, todo gasto que você faz pensando em gerar melhores resultados para o seu negócio pode ser considerado um investimento. Entretanto, isso não quer dizer que um investimento não venha a se tornar uma despesa.
Exemplos de investimentos:
- expansão de espaço físico para aumentar a capacidade de atendimento;
- campanha específica para uma ação de marketing;
- capacitação profissional.
Por que praticar a redução de custos nas empresas?
Adotar medidas de redução de custos nas empresas traz diversas vantagens para fortalecer e garantir a sobrevivência de uma empresa, como:
Aumento da rentabilidade
Certamente, uma das maiores vantagens de praticar a redução de custos nas empresas é o aumento da rentabilidade do negócio.
Para se ter um faturamento positivo, e realmente rentável, é importante fazer a redução de custos operacionais e administrativos.
Maior estabilidade financeira
Empresas que adotam práticas de redução de custos e despesas tendem a ter uma melhor estabilidade financeira.
Quando uma empresa consegue reduzir seus custos e despesas no dia a dia, ela se torna mais resiliente a períodos de instabilidade econômica ou em seu mercado de atuação.
Assim, torna-se possível manter uma estabilidade para continuar se mantendo de pé mesmo em tempos difíceis.
SAIBA MAIS: Você conhece o ponto de equilíbrio financeiro? Aprenda a calcular!
Competitividade no mercado
Uma gestão financeira que faz a redução de custos consegue reduzir seus gastos com produção, operação e administrativo.
Dessa forma, a empresa consegue oferecer preços mais competitivos para seus produtos ou serviços, o que a torna mais atraente para os consumidores.
Isso sem falar que, livrando-se de despesas desnecessárias, ela deixa mais caixa disponível para investir em melhorias na qualidade de seus produtos e em inovação.
Melhora do clima organizacional
Uma gestão financeira responsável, que pratica a redução de desperdícios e gastos desnecessários, transmite aos colaboradores a mensagem de que a empresa está comprometida com a sustentabilidade do negócio.
A propósito, desenvolver uma rotina comercial que pratique a redução de custos proporciona um senso de responsabilidade compartilhada com relação aos custos e despesas. Como resultado, a equipe é incentivada a buscar maneiras mais eficientes para realizar suas atividades.
Mais proteção contra riscos futuros
Mais uma vantagem de fazer a redução de custos nas empresas é a proteção contra riscos futuros. Adotando medidas para reduzir custos na empresa, ela estará mais preparada para enfrentar desafios.
Ademais, reduzir custos para investir em seguros, planos de contingência e outras medidas de proteção contra riscos específicos do seu setor de atuação é uma excelente forma de mitigar impactos negativos em suas operações.
Como fazer a redução de custos em seu negócio? Veja 10 dicas!
Adotar certas medidas e estratégias para redução de custos é essencial para manter a sustentabilidade de um negócio.
Porém, essa tarefa nem sempre costuma ser fácil, por isso selecionamos algumas dicas valiosas para ajudá-lo a manter a saúde financeira da sua empresa. Veja a seguir!
1- Observe quais são os custos fixos e variáveis
Compreendendo a distinção entre os tipos de custos, o empresário pode identificar oportunidades para a diminuí-los.
Uma redução eficaz de custos não se trata apenas de cortes indiscriminados. É uma análise cuidadosa e estratégica dos custos fixos e variáveis para garantir que a empresa opere com eficiência e de forma lucrativa.
Sabendo disso, reserve um tempo para fazer uma análise do seu negócio e anotar quais são os custos fixos e variáveis que você tem hoje.
2- Renegocie dívidas
Se tem algo que pode acabar com a saúde financeira e sucesso de um negócio são as dívidas. Para tanto, a renegociação delas é uma ferramenta poderosa para a redução de custos.
Ao renegociá-las, o empresário pode buscar condições mais favoráveis para economizar quantias significativas a longo prazo.
Soluções como a busca por taxas de juros mais baixas e prazos estendidos, por exemplo, aliviam a pressão sobre o fluxo de caixa.
Além disso, a renegociação de dívidas pode ajudar a melhorar o relacionamento da empresa com seus credores. Afinal, isso demonstra responsabilidade e comprometimento com o pagamento das obrigações financeiras.
3- Negocie com fornecedores
Os fornecedores são peças-chave quando o assunto é redução de custos nas empresas. Isso porque os valores cobrados por eles impactam diretamente o faturamento do negócio.
Contudo, ao negociar condições como descontos por volume, prazos estendidos de pagamento ou preços mais competitivos, a empresa pode reduzir significativamente seus custos.
Fazer a negociação com fornecedores também pode resultar em parcerias mais sólidas e duradouras, uma vez que leva a benefícios adicionais. Alguns exemplos são o acesso a suporte técnico especializado e até mesmo oportunidades de inovação conjunta.
4- Evite desperdícios
Pode parecer óbvio, mas ainda sim é importante ressaltar a necessidade de se evitar desperdícios na empresa. A propósito, desperdiçar equivale a gastar recursos – tudo o que você não quer, não é mesmo?
Então, comece identificando quais são os desperdícios, seja de matéria-prima, tempo, energia ou recursos financeiros.
Foque a otimização de processos produtivos e operacionais, resultando em menor necessidade de insumos e, portanto, na redução de custos.
Se você tem um espaço físico, por exemplo, avalie a possibilidade de adotar tecnologias sustentáveis como sistemas de captação de água da chuva e painéis solares para reduzir os gastos com água e energia, respectivamente.
5- Diminua a rotatividade da equipe
A alta rotatividade de funcionários acarreta custos significativos relacionados à seleção, contratação e treinamento de novos colaboradores. Fora os encargos trabalhistas de funcionários demitidos ou afastados.
Por isso, uma dica valiosa é diminuir a taxa de rotatividade dos colaboradores, economizando recursos financeiros com reposição e capacitação de novos profissionais.
Além do mais, a manutenção de uma equipe estável e experiente pode resultar em maior produtividade e qualidade do trabalho.
Isso porque funcionários que permanecem na empresa por mais tempo tendem a desenvolver habilidades e conhecimento aprofundados sobre os processos internos.
6- Faça o planejamento financeiro
Entre as estratégias mais eficientes para uma gestão financeira eficiente, o planejamento financeiro é indispensável.
Com um planejamento bem desenvolvido, a empresa consegue identificar mais oportunidades de redução de custos, além de se preparar para possíveis cenários econômicos.
Conseguindo antecipar-se a cenários adversos, como variações no mercado, flutuações cambiais ou crises econômicas, ela tem a chance de adotar medidas preventivas mais cedo.
Esse instrumento também é essencial para que a gestão possa se planejar alinhando suas demandas a recursos disponíveis. Assim, evita-se menos despesas de surpresa ou gastos desnecessários.
7- Terceirize equipes
Terceirizar determinadas funções ou serviços pode ser um bom investimento para fazer a redução de custos para a empresa.
A terceirização permite à empresa focar suas atividades principais, enquanto delega tarefas secundárias a parceiros especializados. Logo, além de reduzir custos, a empresa também investe em eficiência operacional.
Neste caso, uma possibilidade para a empresa é investir em um BPO Financeiro, que, em português, significa Terceirização de Processos de Negócios.
Essa terceirização é um serviço que pode ajudar o seu negócio a fazer a gestão de contas e controle de atividades de caixa com agilidade.
O BPO Financeiro se torna uma ótima opção para pequenos negócios que ainda não têm uma equipe qualificada ou experiente o suficiente para fazer uma boa gestão financeira.
Conheça o serviço de BPO Financeiro na RR Soluções e descubra como lucrar mais de forma sustentável a longo prazo e dentro da lei.
8- Invista em capacitação
Outra forma de fazer a redução de custos na empresa é investindo no desenvolvimento dos seus colaboradores. Afinal, profissionais bem capacitados tendem a ser mais produtivos e eficientes em suas funções.
Logo, isso resulta em menor necessidade de retrabalho e redução de erros – fatores que otimizam processos e diminuem desperdícios, respectivamente.
Outro ponto relevante é que promover o treinamento diminui a rotatividade dos colaboradores, pois se você os capacita para determinada tarefa, já evita ter que gastar com nova mão de obra.
9- Invista em softwares de gestão para redução de custos
Hoje em dia, a tecnologia se tornou uma grande aliada de diversas empresas. Com praticidade, precisão e agilidade, os softwares de gestão financeira são alguns dos exemplos de ferramentas para ajudar empresas a reduzirem custos e despesas.
Eles são extremamente funcionais para automatizar processos manuais e repetitivos, reduzindo a necessidade de mão de obra.
Os softwares também permitem que a equipe assuma um controle mais amplo e detalhado de diferentes áreas do negócio. Com isso, há menos chance de erros humanos e demora na realização de tarefas.
Um sistema de cobrança automatizado, por exemplo, facilita a gestão de contas a receber de diferentes clientes e períodos em um só lugar. Além da precisão nos cálculos, ainda existe uma economia de tempo significativa.
10- Faça um benchmarking em seu segmento
O benchmarking é como um processo de estudo da concorrência e ele é uma tática fundamental para fazer a redução de custos na sua empresa.
Inclusive, um estudo realizado pelo Sebrae revela que parte dos empreendedores não levanta informações sobre os seus concorrentes. Este, sobretudo, é um dos principais motivos pelo fracasso das empresas.
Comparando processos, práticas e desempenho da empresa com os da sua concorrência ou referências do setor, é possível identificar oportunidades de melhoria ou também aprender com as falhas do concorrente.
O benchmarking possibilita à empresa identificar as melhores táticas aplicadas por outras organizações, a fim de encontrar aquelas comprovadamente eficazes para também testar na sua empresa.
Assuma o controle das finanças do seu negócio com quem entende do assunto!
Implantar ações para a redução de custos na sua gestão financeira não precisa ser uma dor de cabeça para garantir o sucesso do seu negócio. Nós, da RR Soluções, entendemos que manter o controle dos custos e despesas de uma empresa demanda muita responsabilidade.
É por isso que oferecemos soluções personalizadas para o seu negócio, como a contabilidade especializada em BPO Financeiro. Você pode deixar a gestão financeira e contábil conosco enquanto se preocupa apenas com o crescimento da sua empresa.
Aqui, o nosso time capacitado analisa e interpreta os dados financeiros do seu empreendimento, para que você possa tomar decisões estratégicas e assertivas.
Veja o que está incluído em nosso serviço de BPO Financeiro:
- gestão financeira;
- planejamento tributário;
- controle de contas a pagar e a receber;
- análise de desempenho;
- entre outros serviços financeiros dedicados a uma administração financeira eficaz na redução de custos e despesas.
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